Sommaren går sällan enligt plan – så minskar du stressen i sommarplaneringen

Sommaren är för många restauranger, caféer, hotell och andra verksamheter inom besöksnäringen en av årets mest intensiva perioder. Gästflöden förändras snabbt, vädret kan slå om från en dag till en annan och det är inte ovanligt att bemanningsbehovet ser helt annorlunda ut på fredagen än det gjorde när schemat lades några veckor tidigare.

Därför handlar bra sommarplanering inte bara om att skapa ett schema. Det handlar också om att skapa förutsättningar för att kunna anpassa sig när verkligheten förändras.

Vädret påverkar mer än man tror

För många verksamheter påverkar vädret både försäljningen och behovet av personal.

Det gäller inte bara restauranger och caféer, utan även butiker, campingar, aktivitetsanläggningar och andra verksamheter inom besöksnäringen.

Alma på Skocentrum i Umeå beskriver det så här:

"Vi är väldigt väderberoende. Det påverkar både försäljningen och hur vi behöver planera personalen."

När solen tittar fram kan kundflödet öka snabbt. På samma sätt kan en regnig dag skapa helt andra förutsättningar.

Därför kan det vara värdefullt att ha väderprognosen som en del av planeringen redan när schemat läggs. I Personalkollen visas SMHI 10-dygnsprognos direkt i schemat, så att du kan väga in vädret samtidigt som du planerar bemanningen.

För restauranger handlar planeringen sällan om en enskild faktor. Bokningsläget visar vad som redan är planerat, medan väderprognosen kan ge en indikation på hur efterfrågan kan utvecklas. Tillsammans ger de ett bättre underlag för att planera rätt bemanning.

Tre saker som kan minska stressen i sommarplaneringen

1. Stämmer bemanningen mot prognosen?

Innan veckan startar kan det vara bra att kontrollera hur många timmar som är schemalagda per person och hur personalkostnaden ser ut per kostnadsställe.

Om prognosen visar ovanligt varmt väder eller ett lokalt evenemang väntas locka fler besökare kan det vara läge att se över bemanningen i god tid. Genom att jämföra prognosen med planerade timmar blir det enklare att avgöra om schemat är anpassat efter det förväntade behovet.

2. Finns det luckor i schemat?

Ej tilldelade pass är ett enkelt sätt att upptäcka om det finns arbetspass som fortfarande behöver täckas.

Genom att identifiera luckor tidigt blir det lättare att agera innan bemanningsutmaningarna uppstår. Om behovet förändras med kort varsel kan ej tilldelade pass också vara ett smidigt sätt att snabbt få in extra personal.

3. Vet du vilka som kan hoppa in?

Under sommaren händer det ofta att behov förändras från en dag till en annan.

Om medarbetarna använder funktionerna för tillgänglig och ej tillgänglig blir det enklare att snabbt hitta rätt personer när extra resurser behövs. När schemat är lagt kan det också vara klokt att göra en sista kontroll i dagsöversikten för att säkerställa att bemanningen täcker verksamhetens behov under hela dagen.

Om du behöver göra förändringar med kort varsel finns det flera sätt att spara tid. Med drag and drop kan pass enkelt flyttas mellan medarbetare eller tider direkt i schemat. Behöver flera pass justeras samtidigt kan funktionen för massändring vara ett smidigt alternativ. Det är en funktion som många användare missar, men som kan spara mycket tid när schemat behöver uppdateras snabbt.

Små justeringar kan göra stor skillnad

Det är sällan de stora förändringarna som avgör hur väl en sommarvecka fungerar. Ofta handlar det om att kunna göra små justeringar när förutsättningarna förändras.

Att flytta ett pass, förlänga ett arbetspass eller göra flera schemaändringar samtidigt kan spara både tid och administration när tempot är högt.

Planera smartare med rätt beslutsunderlag

Ingen kan förutse exakt hur sommaren kommer att se ut. Men med rätt underlag blir det enklare att fatta bättre beslut.

När schema, bemanning, bokningar, personalkostnader och väderprognoser finns samlade på ett ställe blir det lättare att anpassa verksamheten efter verkligheten – istället för att behöva agera först när problemen uppstår.

Taggar