Så minskar du personalkostnaden med bättre schemaläggning

Att minska personalkostnaden handlar inte om att alltid ha färre personer på plats. Det handlar om att bemanna bättre.

När du kan se planerad personalkostnad, försäljningsprognos, historisk försäljning och produktivitet redan när du lägger schemat blir det enklare att avgöra hur många timmar verksamheten faktiskt behöver. Lägg till det aktuella bokningsläget, så har du ett betydligt bättre underlag än magkänslan ensam.

Resultatet? Rätt bemanning när det behövs – och bättre kontroll på personalkostnaden innan timmarna är arbetade.

Hur kan bättre schemaläggning minska personalkostnaden?

Schemaläggningen påverkar personalkostnaden långt innan lönen betalas ut. Varje pass du lägger in innebär en kostnad. Därför är det också när du bygger schemat som du har störst möjlighet att påverka den.

Det blir betydligt enklare när du kan svara på tre frågor samtidigt:

• Hur många timmar har vi planerat?
• Vad kommer de timmarna att kosta?
• Hur mycket räknar vi med att sälja?

Då kan du justera bemanningen innan schemat är klart, i stället för att upptäcka i efterhand att personalkostnaden blev högre än tänkt.

1. Se personalkostnaden redan när du lägger schemat

Ett schema med namn och arbetstider säger inte hela sanningen. Du behöver också förstå vad bemanningen kostar.

I Personalkollen kan du se den prognostiserade personalkostnaden direkt i schemat. Kostnaden baseras på de pass du har lagt ut och kan bland annat omfatta rörlig personalkostnad, fast personalkostnad och frånvarokostnad.

Du kan se kostnaden för enskilda dagar och för hela perioden, uppdelad på exempelvis kostnadsställe eller personalgrupp. Vid behov går det även att titta närmare på kostnaden per person.

Det gör det lättare att reagera medan det fortfarande går att göra något åt saken.

Är tisdagseftermiddagen ovanligt tungt bemannad? Behöver alla börja samtidigt på fredag? Har ni lagt fler timmar än vad den förväntade försäljningen motiverar?

Små justeringar i schemat kan tillsammans göra stor skillnad på personalkostnaden.

2. Planera bemanningen mot försäljningen

Personalkostnaden blir mer användbar när du sätter den i relation till vad verksamheten förväntas sälja.

Därför kan du lägga in en försäljningsprognos direkt i schemat.

Som stöd ser du den faktiska försäljningen från en tidigare period. Den historiska försäljningen hämtas automatiskt från Analys och ger dig något konkret att utgå från när du uppskattar kommande dagar.

Om nästa onsdag ser ut ungefär som den förra har du ett bra riktmärke.

Men verksamheten följer förstås inte alltid historiken.

En stor bokning, ett event, lönehelg, kampanj eller andra förändringar kan göra att nästa onsdag ser helt annorlunda ut. Då behöver prognosen justeras efter det du vet idag.

Poängen är enkel: lägg inte bara schema efter hur ni brukar bemanna. Lägg schema efter hur mycket verksamhet ni faktiskt förväntar er.

3. Väg in bokningsläget innan schemat är klart

Historisk försäljning visar vad som har hänt. Bokningsläget kan ge en bra signal om vad som är på väg att hända.

Det är särskilt värdefullt i verksamheter där efterfrågan kan förändras snabbt.

Om restaurangen redan har betydligt fler bokningar än en vanlig torsdag finns det anledning att titta på bemanningen en gång till. Är bokningsläget svagare än vanligt kan det finnas timmar som bör flyttas eller justeras.

I Personalkollen kan bordsbokning kopplas ihop med övriga delar av plattformen. Tillsammans med försäljningshistorik och prognoser ger det ett bättre underlag för planeringen.

Ingen enskild siffra behöver bestämma schemat. Men ju bättre bild du har av vad som väntar, desto mindre behöver du gissa.

4. Håll koll på personalkostnaden i procent

20 000 kronor i personalkostnad kan vara högt en dag och fullt rimligt en annan.

Det beror på hur mycket du räknar med att sälja.

När du har lagt in en försäljningsprognos kan du därför se personalkostnaden som andel av den förväntade försäljningen.

Det gör nyckeltalet betydligt lättare att använda i vardagen.

Om personalkostnaden stiger samtidigt som försäljningsprognosen är låg kan det vara läge att se över bemanningen. Om försäljningen väntas bli betydligt högre kan samma antal arbetstimmar vara helt rimligt.

På så sätt får du ett mått som hjälper dig att bedöma schemat – inte bara en kostnad i kronor.

5. Titta på produktiviteten också

Personalkostnad i procent är viktig, men den berättar inte allt.

Ett annat sätt att bedöma bemanningen är att titta på förväntad försäljning per schemalagd timme, alltså produktiviteten.

Om du till exempel räknar med en försäljning på 10 000 kronor och har schemalagt totalt 10 timmar är den prognostiserade produktiviteten 1 000 kronor per schemalagd timme.

Det ger ytterligare ett perspektiv på schemat.

Har två dagar ungefär samma försäljningsprognos, men den ena dagen kräver betydligt fler schemalagda timmar? Då kan det vara värt att undersöka varför.

Det betyder inte automatiskt att timmar ska tas bort. Arbetsuppgifter, öppettider och servicenivå spelar förstås också roll.

Men nu har du ett konkret underlag att fatta beslut utifrån.

6. Följ upp prognosen mot det verkliga utfallet

Ett bra schema blir ännu bättre om du lär dig av det som faktiskt hände.

Prognoserna i schemat är ett verktyg för planeringen. När dagen är över kan du i Analys följa upp den faktiska försäljningen och personalkostnaden för faktiskt arbetad tid.

Då kan du jämföra:

• försäljningsprognos med faktisk försäljning
• schemalagda timmar med faktiskt arbetade timmar
• planerad personalkostnad med faktiskt utfall
• olika dagar, perioder och delar av verksamheten

Det är här du börjar hitta mönstren.

Kanske har ni regelbundet för många timmar före lunch på måndagar. Kanske underskattar ni behovet på fredagseftermiddagar. Eller så visar utfallet att en bemanning som såg dyr ut i schemat faktiskt behövdes för att hantera försäljningen.

Den insikten kan sedan följa med in i nästa schema.

Och nästa.

Målet är inte färre timmar. Det är rätt timmar.

Det är lätt att likställa lägre personalkostnad med färre schemalagda timmar.

Men för låg bemanning kan också bli dyr.

Kunder får vänta. Medarbetarna får för mycket att göra. Service och försäljning kan bli lidande. Och verksamheten riskerar att inte kunna ta hand om den efterfrågan som faktiskt finns.

Därför är frågan inte:

Hur lite personal kan vi klara oss med?

En bättre fråga är:

Vilken bemanning behöver vi för den försäljning och det tryck vi förväntar oss?

När du kan se personalkostnad, schemalagda timmar, historisk försäljning, försäljningsprognos och produktivitet i samma planering blir det betydligt enklare att hitta den balansen.

Mindre gissande. Mer träffsäker bemanning. Och bättre kontroll på personalkostnaden.

Vanliga frågor om personalkostnad och schemaläggning

Hur minskar man personalkostnaden med bättre schemaläggning?

Genom att planera bemanningen efter det faktiska behovet och den förväntade försäljningen. När du ser kostnaden för de schemalagda timmarna redan under planeringen kan du upptäcka över- eller underbemanning innan schemat är klart.

Vad är en försäljningsprognos i schemaläggningen?

En försäljningsprognos är en uppskattning av hur mycket verksamheten förväntas sälja under en viss dag eller period. Historisk försäljning kan användas som utgångspunkt och prognosen kan sedan justeras utifrån exempelvis bokningsläge och andra kända förändringar.

Vad betyder personalkostnad i procent?

Personalkostnad i procent visar hur stor del av den förväntade försäljningen som går till personalkostnader. Det gör det enklare att bedöma bemanningen än om du bara tittar på kostnaden i kronor.

Vad betyder produktivitet i schemat?

Produktivitet visar den förväntade försäljningen per schemalagd timme. Det hjälper dig att jämföra bemanningen mellan olika dagar och upptäcka när antalet planerade timmar inte riktigt matchar försäljningsprognosen.

Kan man se den faktiska personalkostnaden direkt i schemat?

Schemat används för planering och visar den prognostiserade personalkostnaden utifrån den bemanning du har lagt. Personalkostnaden för faktiskt arbetad tid och faktisk försäljning följer du upp i Analys.

Planera smartare innan passen är arbetade

Med Personalkollen får du schema, tid och lön i ett sammanhängande arbetsflöde. Du kan planera med personalkostnad, försäljningsprognos och produktivitet nära till hands – och följa upp vad som faktiskt hände efteråt.

Så blir det enklare att bemanna efter verksamheten, inte bara efter magkänslan.

Taggar