Schemaläggningssystem för butik – så väljer du rätt

När en deltidsanställd byter pass, någon blir sjuk och personal behöver täcka upp i en annan butik påverkas mer än schemat. Du behöver också veta vad bemanningen kostar och vilka uppgifter som ska följa med till lönen.

För dig som driver en större butik eller ansvarar för flera butiker handlar valet av schemaläggningssystem därför om mer än att planera arbetspass.

Här går vi igenom vad ett bra system för butik och detaljhandel behöver klara, vad du ska jämföra och vilka frågor du bör ställa innan du bestämmer dig.

Vilka schemaläggningssystem passar butik och detaljhandel?

För butiker med deltidsanställda, skiftarbete och varierande bemanningsbehov är det viktigt att välja ett system som kan hantera schemaändringar, frånvaro och arbetad tid. Har du flera butiker behöver du också kunna följa bemanning och personalkostnader för varje enhet.

Vilket system som passar bäst beror på hur verksamheten ser ut och vilka delar av personaladministrationen du vill samla.

En viktig skillnad att undersöka är om systemet enbart hanterar schemaläggning och tidrapportering, eller om det även har ett eget lönesystem.

Personalkollen är ett alternativ för svenska butiker och butikskedjor som vill samla schema, tidrapportering och lön i samma plattform. Eftersom informationen följer med hela vägen till lönen minskar behovet av att flytta uppgifter manuellt mellan olika system.

Det gör det enklare att hantera vardagens förändringar, följa personalkostnaden och få bättre kontroll över hela personalflödet.

Läs mer om Personalkollen för butik och detaljhandel.

Vad behöver ett schemaläggningssystem för butik klara?

En klädbutik med 15 anställda har andra bemanningsbehov än en livsmedelskedja med fyra butiker. Ändå finns flera gemensamma utmaningar: deltider, varierande arbetspass, sjukfrånvaro och försäljning som förändras under veckan och året.

När du jämför system bör du därför titta på hur de fungerar i praktiken – inte bara vilka funktioner som finns.

1. Schemaläggning som fungerar när vardagen förändras

Ett butiksschema behöver vara enkelt att planera, men också enkelt att ändra.

Tänk dig att en medarbetare sjukanmäler sig inför lördagens öppning. En deltidsanställd kan hoppa in, men behöver få information om passet. Samtidigt måste butikschefen ha koll på att bemanningen fungerar och att ändringen blir rätt registrerad.

Med ett bra schemaläggningssystem ska sådana situationer kunna hanteras utan onödiga telefonsamtal, sms och manuella ändringar på flera ställen.

I Personalkollen kan butikschefen skapa och ändra scheman, skicka passförfrågningar och hantera passbyten. Medarbetarna kan se sitt schema, ange tillgänglighet och skicka förfrågningar direkt i appen.

Det gör det enklare att lösa bemanningen när förutsättningarna ändras, samtidigt som ansvarig chef behåller kontrollen över schemat.

2. Överblick över bemanning och personalkostnader i flera butiker

Driver du flera butiker behöver varje butik kunna planera utifrån sina egna förutsättningar. Samtidigt behöver du som ansvarar för hela verksamheten kunna se helheten.

Hur många timmar har schemalagts i respektive butik? Var avviker bemanningen från planen? Hur utvecklas personalkostnaden mellan enheterna?

Utan en samlad överblick kan det bli svårt att få svar utan att först hämta information från flera personer eller system.

I Personalkollen kan du hantera flera butiker och avdelningar i samma plattform. Du kan följa arbetade timmar och personalkostnad per kostnadsställe och jämföra nyckeltal mellan olika delar av verksamheten.

Det ger butikschefen bättre stöd i den dagliga planeringen och ledningen en tydligare bild av hur verksamheten utvecklas.

3. Koppling mellan bemanning, försäljning och personalkostnad

Att veta hur många timmar du har schemalagt är en sak. Att veta vad timmarna kommer att kosta i relation till försäljningen är något annat.

Det blir särskilt viktigt inför Black Week, julhandeln, sommarperioden och andra tillfällen när kundtrycket förändras.

Ett bra system bör hjälpa dig att planera bemanningen utifrån historisk försäljning och prognoser. Du ska också kunna se den förväntade personalkostnaden innan schemat publiceras.

Ett enkelt exempel:

Om en butik planerar för 100 000 kronor i försäljning exklusive moms och 20 000 kronor i personalkostnad motsvarar det en personalkostnadsprocent på 20 procent.

Om försäljningen i stället landar på 80 000 kronor, med samma personalkostnad, stiger andelen till 25 procent.

Det betyder inte automatiskt att du ska minska bemanningen. Men det ger dig bättre underlag för att bedöma hur timmarna fördelas och vilka justeringar som kan vara rimliga.

I Personalkollen kan du se den förväntade personalkostnaden medan du schemalägger och jämföra den med historisk och prognostiserad försäljning. Du kan sedan följa upp utfallet i analysen.

Försäljningssiffrorna kan hämtas via en kassakoppling där integration finns, eller läggas in manuellt.

Vill du fördjupa dig i hur försäljningen kan användas i planeringen? Läs våra tips för schemaläggning inför Black Week.

4. Ett sammanhängande flöde från schema till färdig lön

Här finns en av de viktigaste skillnaderna mellan olika lösningar.

Många butiker använder ett system för schemaläggning och tidrapportering, ett annat för lön och ibland en extern lönekonsult som tar hand om lönekörningen.

Andra hanterar fortfarande delar av schemat i Excel och samlar ihop arbetade timmar manuellt.

Oavsett arbetssätt kan det innebära mycket administration när månaden ska avslutas. Tider ska kontrolleras, frånvaro registreras, ersättningar beräknas och underlag skickas vidare.

Det tar tid och skapar fler tillfällen där något kan bli fel.

Med Personalkollen hänger schema, tidrapportering och lön ihop i samma system.

När medarbetarna stämplar in och ut registreras den arbetade tiden. Frånvaro och avvikelser kan hanteras löpande, och uppgifterna följer med till lönehanteringen.

Systemet hjälper också till med löneberäkningar utifrån de inställningar och avtal som gäller för de anställda.

När det är dags för lönekörning finns därför en stor del av arbetet redan på plats. Du kan kontrollera och godkänna lönerna utan att först sammanställa all information i ett separat system.

För butiker som idag betalar för både ett schemasystem, ett lönesystem och extern löneadministration kan det innebära färre manuella moment och möjlighet att minska kostnaderna.

5. Stöd för olika personalgrupper och kollektivavtal

I en butikskedja arbetar inte alla på samma sätt. Butikspersonalen kan vara timavlönad och arbeta varierande pass, medan butikschefer och medarbetare på huvudkontoret kan ha andra arbetstider, anställningsvillkor och kollektivavtal.

Därför är det viktigt att välja ett system som kan hantera flera personalgrupper och de kollektivavtal som gäller i verksamheten.

Personalkollen har stöd för flera vanliga kollektivavtal inom handeln, med funktioner för bland annat OB, frånvaro, semester och löneberäkningar. Det gör det enklare att samla personaladministrationen för både butik och huvudkontor i samma system.

Vilka beräkningar som stöds skiljer sig mellan avtalen. Be därför leverantören visa hur systemet hanterar just era anställningsvillkor och vilka moment som eventuellt behöver hanteras separat.

6. Enkel personaladministration och en app för medarbetarna

Ett system behöver inte bara fungera för den som lägger schemat eller gör lönen. Det ska också vara enkelt för medarbetarna att använda.

I butiker med många deltidsanställda, säsongspersonal och nya medarbetare kan det annars bli mycket tid som går åt till frågor om scheman, arbetad tid, ledighet och lönebesked.

I Personalkollens medarbetarapp kan personalen se sitt schema, registrerad arbetstid och sina lönebesked. De kan även ange tillgänglighet, önska pass och skicka förfrågningar om passbyte.

Medarbetarna kan också ansöka om frånvaro och ledighet när funktionen är aktiverad på arbetsplatsen.

Personalkollen har dessutom stöd för digitala anställningsavtal, signering och dokumenthantering. Det gör det enklare att samla information om varje medarbetare och minska administrationen kring nya och befintliga anställningar.

Resultatet blir färre uppgifter att hantera manuellt och bättre överblick för både chef och medarbetare.

Vad ska du jämföra när du väljer schemaläggningssystem?

Titta inte enbart på månadskostnaden för själva schemaläggningsverktyget.

För att förstå vad ett system faktiskt kommer att kosta behöver du se över hela arbetssättet.

Vad betalar ni idag för schemaläggning, tidrapportering och lön? Använder ni en extern lönekonsult? Hur mycket tid lägger butikschefer och administratörer på att kontrollera timmar, registrera frånvaro och förbereda löner?

Undersök sedan vilka moment det nya systemet kan förenkla eller ta bort.

Om ni kan samla flera delar i en lösning kan det innebära både lägre systemkostnader och mindre administrativt arbete. Men jämför alltid den totala kostnaden, inklusive eventuella integrationer, uppstart och de arbetsmoment som fortfarande behöver utföras.

Glöm inte supporten. När en fråga uppstår inför lönekörningen behöver det vara enkelt att få hjälp.

I Personalkollen ingår kostnadsfri support och utbildning, inklusive hjälp vid lönekörning.

Så har andra butiker förenklat arbetet med schema och lön

Hur stor skillnad kan det göra att samla personalflödet i ett system? Här är två exempel från svenska butiksverksamheter.

Skocentrum – två butiker och lönekörning på cirka 15 minuter

Skocentrum driver två skobutiker i Umeå. Tidigare använde företaget ett separat schemaläggningsverktyg samtidigt som lönehanteringen sköttes av en extern revisor.

Genom att samla schema, tid och lön i Personalkollen har de fått bättre överblick över båda butikerna och förenklat administrationen.

Idag hanterar de lönerna själva. När alla arbetspass är godkända tar lönekörningen omkring 15 minuter, enligt företaget.

Det har inneburit mindre administration, lägre kostnader för lönehanteringen och mer tid till kunderna.

Läs hela kundcaset: Så fick Skocentrum mer tid till kunderna.

Partyland – bättre kontroll över åtta butiker

Brunas Partytillbehör, franchisetagare till Partyland, driver åtta butiker med stora variationer i försäljning och bemanningsbehov.

Tidigare arbetade företaget i flera olika system för schema, tidrapportering och lön. Idag finns personalflödet samlat i Personalkollen.

Varje butik kan planera sin egen bemanning, medan ledningen får bättre överblick över försäljning, arbetade timmar och personalkostnader.

Med en koppling till kassasystemet kan försäljningen följas tillsammans med personalkostnaden. Företaget beskriver också flera timmars tidsbesparing vid varje lönekörning.

Läs hela kundcaset: Enklare löner och smartare bemanning för Partyland.

Fem frågor att ställa när du väljer schemaläggningssystem för butik

När du jämför olika system är det viktigt att se hur de fungerar i praktiken. Ta gärna med de här frågorna till en demo:

1. Hur hänger schema, tidrapportering och lön ihop? Behöver vi föra över uppgifter manuellt eller finns allt i samma system?
2. Kan vi hantera flera butiker och personalgrupper? Får vi en samlad överblick samtidigt som varje butik kan sköta sin egen planering?
3. Kan vi följa personalkostnaden i relation till försäljningen? Ser vi vad bemanningen kostar redan när vi lägger schemat?
4. Vilket stöd finns för våra kollektivavtal? Kan systemet hantera både butikspersonal och tjänstemannaavtal?
5. Hur mycket administration och vilka kostnader kan vi minska? Vilka manuella moment försvinner och vad blir den totala kostnaden?

Ju mer demon utgår från era faktiska arbetssätt, desto enklare blir det att avgöra om systemet kommer att göra vardagen lättare.

---

Vanliga frågor om schemaläggningssystem för butik

Vilket är det bästa schemaläggningssystemet för butik?

Det beror på butikens storlek, personalstyrka och hur ni arbetar med schema, tidrapportering och lön idag.

För en butikskedja med flera enheter är det särskilt värdefullt att kunna samla arbetstid, frånvaro, personalkostnader och lönehantering i ett sammanhängande flöde.

Personalkollen är ett alternativ för svenska butiker som vill samla dessa delar i samma system och få bättre kontroll över både bemanning och administration.

Kan ett schemaläggningssystem hjälpa oss att minska personalkostnaderna?

Ja, ett system som kopplar bemanningen till försäljning och personalkostnad kan ge bättre underlag för att planera arbetstimmarna.

Genom att se den förväntade personalkostnaden redan i schemat kan du lättare upptäcka när bemanningen behöver justeras. Du kan också följa upp utfallet och använda det som underlag för kommande scheman.

Det handlar inte om att alltid schemalägga färre timmar, utan om att använda timmarna där de gör mest nytta.

Kan vi hantera både schema och lön i samma system?

Ja. Personalkollen har ett eget lönesystem som hänger ihop med schemaläggning och tidrapportering.

Det innebär att arbetad tid, frånvaro och andra uppgifter kan följa med till lönehanteringen utan att först sammanställas manuellt och föras över till ett separat löneprogram.

Fungerar Personalkollen för både butiker, e-handel och huvudkontor?

Ja, Personalkollen kan användas för att samla personaladministrationen för flera delar av en svensk verksamhet.

Olika personalgrupper kan ha olika arbetssätt, exempelvis tidrapportering i butik och avvikelserapportering för tjänstemän på huvudkontoret.

Vilket upplägg som passar beror på era anställningsvillkor, kollektivavtal och behov. Därför är det viktigt att gå igenom de olika personalgrupperna under en demo.

Få bättre koll på schema, tid och lön i dina butiker

Ett bra schemaläggningssystem ska göra mer än att hjälpa dig lägga nästa veckas pass.

Det ska göra det enklare att planera bemanningen, följa personalkostnaderna och få lönen klar utan onödigt manuellt arbete.

Med Personalkollen får du schema, tidrapportering och lön i samma plattform. Du får bättre överblick över dina butiker, enklare administration och mer tid att lägga på verksamheten.