Allmänna villkor

  1. Inledning

    1. I dessa villkor benämns du/ditt företag som Kunden och Personalkollen Sverige AB, 556842‑6786, Norra Obbolavägen 135C, 904 22 Umeå som Personalkollen.

    2. Personalkollen har utvecklat en webbaserad tjänst ("tjänsten"). Kunden är intresserad av att använda tjänsten i sin verksamhet.

  2. Beskrivning av tjänst

    Personalkollen är en webbaserad tjänst som omfattar schemahantering, personalliggare, lönehantering, meddelandeutskick och ekonomifunktion.

    Personalkollen erbjuder support via telefon och e-post på vardagar mellan 09:00-16:00 (stängt för lunch 12:00-13:00).

    Löpande underhåll och uppdateringar utförs av Personalkollen och ingår i månadsavgiften.

  3. Parternas åtaganden

    1. Personalkollen tillhandahåller Kunden tjänsten i enlighet med dessa allmänna villkor.

    2. Kunden ansvarar för att den information och data som Kunden matar in i systemet är korrekt, är i överenskommet format och inte innehåller virus eller på annat sätt kan skada tjänsten eller Personalkollens hård- eller mjukvara. Kunden ansvarar för att inloggningsuppgifter och koder till tjänsten förvaras på ett betryggande sätt för att ingen obehörigen kan komma åt dessa.

    3. Kunden får endast använda tjänsten, och tillhörande programvaror, för sin egen verksamhet.

    4. Kunden är medveten om att tjänsten, från tid till annan, kan komma att göras otillgänglig med anledning av planerade och oplanerade driftstopp för nödvändig service och underhåll. Personalkollen informerar om planerade driftstopp på sin webbsida. Personalkollen ska vidta skäliga åtgärder för att minimera tiden för driftsstopp och de eventuella störningar som detta medför för Kunden.

  4. Ersättning

    Debitering av månadsavgift sker kvartalsvis i förskott. Debitering av kostnader för SMS-tjänster sker i efterskott.

    Kunden ska erlägga ersättning till Personalkollen enligt prislista på Personalkollens hemsida om inte annat avtalats. Personalkollen förbehåller sig rätten att uppdatera gällande prislista vid utgången av varje kalenderår. Personalkollen har därutöver rätt att justera priset för tjänsten om antalet anställda eller arbetsplatser förändras hos Kunden.

  5. Avtalstid

    1. Villkoren träder ikraft i samband med att tjänsten börjar användas och löper tillsvidare med en månads uppsägningstid.

    2. Part äger rätt att säga upp detta avtal till omedelbart upphörande om den andra parten i) begår ett väsentligt avtalsbrott och inte vidtar rättelse inom trettio dagar från anmaning; eller ii) försätts i konkurs, ställer in betalningar eller annars kan antas ha kommit på obestånd.

    3. Eventuell uppsägning sker via e-post.

    4. Uppdateringar till dessa villkor publiceras på https://personalkollen.se/allmanna-villkor/. Information om ändrade allmänna villkor meddelas via e-post minst en månad före de nya villkoren träder i kraft. De uppdaterade villkoren ersätter dessa villkor.

  6. Vid avtalets upphörande

    Vid avtalets upphörande ska Personalkollen i skälig omfattning assistera Kunden vid överföring av Kundens data till Kunden eller till annan leverantör på ett sådant sätt att överföringen sker med så liten störning som möjligt för Kunden. Personalkollen äger rätt till ersättning för det arbete som Personalkollen utför i enlighet med Personalkollens från tid till annan gällande timpriser.

  7. Immaterialrätt

    1. Personalkollen upplåter en enkel licens till Kunden att använda den programvara som Personalkollen tillhandahåller Kunden som ett led i tjänstens tillhandahållande.

    2. Personalkollen äger samtliga rättigheter, inklusive immaterialrättigheter, till tjänsten och den programvara som används för tjänsten.

  8. Kundens data m.m.

    Kunden innehar samtliga rättigheter till den information och data som Kunden matar in i systemet och som lagras i systemet samt den bearbetade information som tjänsten skapar.

  9. Sekretess m.m.

    1. Parterna förbinder sig att inte för utomstående avslöja eller för egen del utnyttja information om den andra parten som part fått del av genom dessa villkor. Denna sekretessförbindelse gäller under avtalstiden och för en tid av två (2) år därefter. Sekretesskyldigheten gäller inte för sådan information som part kan visa har blivit känd för denne på annat sätt än genom detta avtal eller som är allmänt känd.

    2. Personalkollen äger rätt att i samband med marknadsföring av sina produkter eller tjänster använda Kunden som referenskund.

  10. Force Majeure; ansvarsbegränsning

    1. Om part förhindras att fullgöra sina åtaganden enligt dessa villkor av omständighet som part inte kunnat råda över såsom arbetskonflikt, blixtnedslag, eldsvåda, ändrad myndighetsbestämmelse, myndighetsingripande etc., ska detta utgöra befrielse från skadestånd och andra eventuella påföljder.

    2. Part har inte rätt till ersättning för indirekta skador, såsom utebliven vinst, produktionsbortfall, förlust av data, förlust av goodwill etc. såvida inte den andra parten orsakat dessa genom uppsåt eller grov vårdslöshet.

  11. Behandling av personuppgifter

    1. Personuppgiftsansvarig

      Kunden är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som Kunden och Personalkollen behandlar för att fullgöra tjänsten enligt dessa allmänna villkor.

      Att Kunden är personuppgiftsansvarig innebär att Kunden måste ha laglig grund för behandling av personuppgifter. Kunden är ansvarig för att informera personer vars personuppgifter lagras om behandlingen samt om deras rättigheter.

      Om laglig grund förändras eller inte längre är giltig är kunden skyldig att radera de berörda uppgifterna från Personalkollen.

    2. Personuppgiftsbiträde

      Personalkollen är personuppgiftsbiträde.

      Personalkollen behandlar personuppgifter i minsta möjliga omfattning och enbart för att kunna tillhandahålla tjänsten. All personuppgiftsbehandling som Personalkollen utför är endast för att kunna fullgöra sina förpliktelser enligt dessa villkor och för tillhandahållandet av tjänsten.

      Personalkollen förbinder sig att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas. Åtgärderna ska åstadkomma en säkerhetsnivå som är lämplig med beaktande av i) de tekniska möjligheter som finns, ii) vad det skulle kosta att genomföra åtgärderna, iii) de särskilda risker som finns med behandlingen av personuppgifterna; och iv) hur pass känsliga de behandlade personuppgifterna är.

      Personal anställd av Personalkollen med tillgång till personuppgifter är bundna av sekretessavtal och har tystnadsplikt.

    3. Instruktioner om behandling

      Behandling sker enligt instruktioner från personuppgiftsansvarig. Parterna är överens om att dessa villkor reglerar de fullständiga instruktionerna för behandling av personuppgifter. Behandling utanför dessa instruktioner kräver ytterligare skriftlig överenskommelse mellan parterna.

      Personalkollen bistår Kunden med funktionalitet i tjänsten för att Kunden ska kunna uppfylla sina skyldigheter som personuppgiftsansvarig. Detta inkluderar möjlighet att radera och anonymisera eller gallra personuppgifter som det inte längre finns behov eller grund att behandla.

    4. Ändamål med behandling

      Personalkollen behandlar i egenskap av personuppgiftsbiträde uppgifter i syfte att tillhandahålla tjänsten.

      Personalkollen behandlar även personuppgifter såsom personuppgiftsansvarig för att kunna kommunicera med Kunden och de som använder tjänsten. Detta inkluderar men är inte begränsat till e-postutskick om ny funktionalitet.

    5. Underbiträden

      Personalkollen har rätt att anlita underbiträden som behandlar de personuppgifter som Personalkollen behandlar i egenskap av personuppgiftsbiträde för att kunna uppfylla sina skyldigheter och tillhandahålla tjänsten till Kunden. Personalkollen ålägger sådana underbiträden samma skyldigheter som åläggs Personalkollen enligt dessa villkor. Personalkollen ska på begäran informera den personuppgiftsansvarige om vilka underbiträden som Personalkollen har anlitat.

    6. Tid för behandling

      Vid avtalets upphörande ska Personalkollen återlämna samt radera kundens data om inte annat avtalats.

  12. Överlåtelse

    Kunden äger inte rätt att överlåta sina rättigheter eller skyldigheter enligt dessa villkor till tredje part.

  13. Tvist

    Tvist i anledning av dessa villkor ska slutligt avgöras enligt svensk rätt av allmän domstol.