Fullbokat på julborden? 7 tips för smartare schemaläggning i december

December är en av årets mest intensiva perioder för många restauranger. Bokningarna ökar, fler gäster ska serveras på kort tid och samtidigt ska både service, arbetsmiljö och personalkostnader hålla ihop.

Nyckeln är att inte bara lägga ett schema och hoppas att det håller. Under julbordssäsongen behöver bemanningen löpande anpassas efter bokningsläge, försäljning och vilka kompetenser som faktiskt behövs under olika delar av dagen.

Här är sju tips för en smidigare julbordssäsong.

1. Bemanna efter bokningsläget – inte bara öppettiderna

Ett fullbokat julbord innebär inte samma belastning under hela kvällen. Gästerna kommer ofta i tydliga vågor och trycket kan skilja mycket mellan exempelvis ankomst, servering, påfyllning och avslut.

Utgå därför från när gästerna faktiskt förväntas komma och planera bemanningen efter belastningen under respektive del av passet. På så sätt kan du förstärka när trycket är som högst och undvika onödigt många arbetade timmar när tempot går ner.

Titta också på hur bokningsläget förändras fram till dagen. Nya bokningar, avbokningar och större sällskap kan snabbt förändra behovet.

2. Kombinera bokningar med försäljningsprognosen

Antalet bokade gäster säger mycket, men inte allt. Två kvällar med lika många gäster kan innebära helt olika arbetsbelastning och försäljning.

Använd därför tidigare försäljning som stöd när du planerar bemanningen. Hur såg motsvarande veckodag ut förra året? Vilka tider hade ni högst omsättning? Hur mycket personal behövdes då?

Ju mer historik du har att utgå från, desto mindre behöver schemaläggningen bygga på magkänsla. Prognosen blir också ett bra sätt att upptäcka dagar där bemanningen ser hög eller låg ut i förhållande till den försäljning ni förväntar er.

3. Planera rätt kompetens – inte bara rätt antal personer

Bra bemanning handlar inte bara om hur många som arbetar.

Under intensiva julbordskvällar behöver du säkerställa att rätt kompetens finns på rätt plats. Det kan exempelvis handla om erfarna personer i servis när flera stora sällskap anländer samtidigt, tillräcklig bemanning i köket inför de mest intensiva sittningarna och personal som kan ta ansvar för påfyllning, disk eller bar.

Titta därför på både antal personer och sammansättningen av teamet när du lägger schemat. Ett något mindre men erfaret team kan ibland fungera bättre än fler personer som är nya i verksamheten.

4. Ha koll på tillgängligheten tidigt

December är också en period då många vill vara lediga, studenter får ändrade scheman och extrapersonal kan ha flera arbetsgivare.

Samla därför in tillgänglighet och ledighetsönskemål så tidigt som möjligt. Då ser du vilka luckor som behöver lösas innan schemat publiceras istället för när julbordssäsongen redan är igång.

Försök också identifiera särskilt kritiska pass tidigt. Fredagar och lördagar nära jul är betydligt svårare att ersätta med kort varsel än ett lugnare vardagspass.

5. Förbered extrapersonalen innan första passet

Många restauranger behöver förstärka teamet under julbordssäsongen. Utmaningen är att extrapersonal ofta börjar precis när verksamheten är som mest intensiv.

Se därför till att nya medarbetare får den viktigaste informationen innan första passet: arbetstider, kontaktpersoner, rutiner, klädsel och vad som förväntas i rollen.

Det kan också vara klokt att låta nya medarbetare arbeta sina första pass tillsammans med mer erfaren personal. Då minskar risken att ordinarie team behöver lägga mycket tid på introduktion mitt under de mest intensiva timmarna.

6. Ha en plan för sjukdom och sena förändringar

Även ett välplanerat schema kommer att förändras. Personal blir sjuk, bokningar flyttas och ibland behöver verksamheten förstärkas med kort varsel.

Bestäm därför i förväg hur ni hanterar luckor. Vilka medarbetare kan ta extra pass? Vem ansvarar för att hitta ersättare? Hur sker passbyten och hur säkerställer ni att rätt person faktiskt är på plats?

Ju tydligare processen är, desto mindre tid behöver arbetsledare lägga på sms, telefonsamtal och manuellt pusslande när något händer.

7. Följ bemanning och personalkostnad under hela december

Schemat som såg perfekt ut i november behöver inte vara rätt två veckor senare.

Följ därför löpande hur försäljningen, bokningsläget och personalkostnaden utvecklas. Om vissa dagar blir starkare än väntat kan bemanningen behöva förstärkas. Om andra dagar inte fylls som planerat kan timmar istället behöva justeras.

Det viktiga är att inte vänta till januari med att analysera utfallet. Genom att följa utvecklingen under säsongen kan du justera nästa veckas schema medan det fortfarande går att påverka resultatet.

Bättre kontroll när december inte går enligt plan

Julbordssäsongen går sällan exakt som planerat. Bokningar förändras, personal blir sjuk och försäljningen varierar från dag till dag.

De restauranger som lyckas bäst med bemanningen är därför inte nödvändigtvis de som gör det perfekta schemat från början – utan de som snabbt kan se vad som förändras och anpassa bemanningen därefter.

Med bokningar, schema, tillgänglighet, försäljning och personalkostnader samlade på ett ställe blir det enklare att fatta de besluten under vägen och lägga mindre tid på själva bemanningspusslet.

Taggar