Skatt på dricks – vad gäller för arbetsgivare och personal?

Dricks är en vanlig del av vardagen på restauranger, barer och caféer. Men när pengarna ska fördelas och betalas ut dyker ofta frågorna upp: Vem ska skatta på dricksen? Ska arbetsgivaren betala arbetsgivaravgifter? Och vem ansvarar för att beloppet kommer med i deklarationen?

Det viktigaste att känna till är att dricks är skattepliktig. Hur den ska hanteras beror framför allt på vem som bestämmer hur dricksen fördelas.

Här går vi igenom vad som gäller – och hur Personalkollen kan göra själva drickshanteringen enklare.

Är dricks skattefritt?

Nej. Dricks är en skattepliktig inkomst för den som får den.

Det gäller oavsett om gästen lämnar dricksen kontant, betalar med kort eller om pengarna går via arbetsgivaren.

Det som skiljer sig åt är vem som ansvarar för hanteringen och om arbetsgivaren ska betala arbetsgivaravgifter.

Den avgörande frågan är därför: Vem bestämmer hur dricksen ska fördelas?

När personalen själva bestämmer hur dricksen fördelas

Om dricksen tillhör personalen och personalen själva bestämmer hur den ska fördelas inom personalstyrkan, ses företaget enligt Skatteverket inte som utgivare av ersättningen.

Det innebär att företaget inte ska betala arbetsgivaravgifter på dricksen. I stället är det gästen som anses vara utgivare av ersättningen.

Det kan gälla även när dricksen betalas med kort eller på annat elektroniskt sätt. Att pengarna först kommer in på företagets konto innebär alltså inte automatiskt att de är en intäkt för företaget.

Om dricksen ska vidare till personalen och personalen själva bestämmer fördelningen kan beloppet i stället ses som pengar som företaget ska vidarebefordra.

För arbetsgivaren är det därför viktigt att det finns tydliga rutiner och underlag som visar hur dricksen har fördelats.

När arbetsgivaren bestämmer fördelningen

Om företaget däremot tar hand om dricksen och efter eget bestämmande fördelar den mellan de anställda blir situationen en annan.

Då ses företaget som utgivare av dricksen. Dricksen blir lön för de anställda och arbetsgivaren ska hantera den därefter, bland annat genom att betala arbetsgivaravgifter och redovisa ersättningen som lön.

Det är alltså inte själva kortbetalningen eller det faktum att pengarna passerar företagets konto som avgör. Det centrala är vem som bestämmer över fördelningen.

Hur ska personalen deklarera dricksen?

När personalen själva bestämmer hur dricksen ska fördelas ansvarar varje medarbetare för att den egna dricksen kommer med i inkomstdeklarationen.

Dricksen redovisas då under punkt 1.5 – Annan inkomst som inte är pensionsgrundande.

Om arbetsgivaren i stället har bestämt fördelningen och hanterat dricksen som lön redovisas den tillsammans med övrig lön. Medarbetaren bör då kontrollera att uppgifterna i deklarationen stämmer.

För arbetsgivaren är det bra att känna till skillnaden – inte minst för att kunna ge personalen tydlig information om vilket underlag de får och vad de själva ansvarar för.

Kort sammanfattat

Personalen bestämmer fördelningen:
Dricksen är skattepliktig för medarbetaren, men företaget betalar inte arbetsgivaravgifter på beloppet. Medarbetaren ansvarar själv för att redovisa dricksen i deklarationen.

Arbetsgivaren bestämmer fördelningen:
Dricksen behandlas som lön. Företaget ansvarar för arbetsgivaravgifter och redovisning på samma sätt som för annan lön.

Så fungerar drickshanteringen i Personalkollen

När personalen är delaktig i hur dricksen ska fördelas kan drickshanteringen i Personalkollen användas för att göra själva flödet enklare.

Fördelningsprinciperna bestäms först och sätts sedan upp som regler i systemet.

Har verksamheten flera arbetsplatser kan reglerna sättas upp separat för varje arbetsplats. På så sätt går det att anpassa fördelningen efter hur dricksen faktiskt hanteras på respektive ställe.

Ni kan bland annat styra:

• vilket försäljningsställe dricksen kommer från
• vilken tidsperiod som ska ligga till grund för fördelningen
• vilka arbetstider som ska räknas
• hur dricksen ska fördelas mellan olika kostnadsställen
• hur stor andel respektive kostnadsställe ska få

Det kan exempelvis innebära att en viss del går till servis och en annan till kök, disk eller kassa.

Fem sätt att fördela dricksen

I Personalkollen finns fem olika fördelningssätt:

• Manuell fördelning
• Dela jämnt
• Per arbetad timme
• Hel & Halv
• Personlig dricks

Det gör att systemet kan spegla den modell som personalen har kommit överens om.

Dricksen kan exempelvis delas lika mellan de medarbetare som har arbetat, fördelas utifrån arbetade timmar eller viktas olika beroende på hur verksamheten vill dela upp den.

Personlig dricks via kassasystemet

Många kassasystem har stöd för personlig dricks kopplad till medarbetarnas kassanycklar.

När kassasystemet är integrerat med Personalkollen kan kassanyckeln kopplas till rätt person under dricksperioden. Därefter kommer systemet ihåg kopplingen till kommande perioder.

För personlig dricks krävs att kassasystemet skickar information om personalens kassanycklar.

Det går också att kombinera personlig dricks med andra fördelningsregler. En del kan exempelvis kopplas direkt till den medarbetare som tog emot dricksen, medan resten fördelas enligt de gemensamma reglerna.

Från dricks i kassan till färdigt underlag

För varje arbetsplats skapas en dricksperiod med ett startdatum, slutdatum och utbetalningsdatum.

Har ni en kassakoppling kan dricksen hämtas från kassasystemet och användas som underlag för fördelningen. Därefter fördelas beloppen enligt de regler som satts upp för arbetsplatsen.

När perioden är klar låses den i Personalkollen.

Då får de medarbetare som har fått dricks information om sin utbetalning och kan se beloppet i appen eller via personalinlogget.

Samtidigt kan arbetsgivaren hämta ut:

• bokföringsunderlag
• utbetalningslista
• underlag för respektive medarbetares dricks

Det ger ett tydligare flöde från dricksen i kassan till färdigt underlag för både utbetalning och bokföring.

Tydligare även när personalen ska deklarera

När medarbetarna själva ansvarar för att deklarera sin dricks behöver de veta hur mycket de har fått under året.

I Personalkollen kan medarbetarna se sina utbetalda dricksbelopp i appen och via personalinlogget. Det gör det enklare för dem att få fram rätt belopp när deklarationen ska fyllas i.

Har en medarbetare fått dricks från flera arbetsgivare under året behöver personen själv se till att samtliga belopp kommer med i deklarationen.

För arbetsgivaren innebär det samtidigt färre manuella frågor om hur mycket som har betalats ut och när.

Vad händer om dricksen inte deklareras?

Det är den enskilda medarbetaren som ansvarar för att deklarationen innehåller korrekta och fullständiga uppgifter när dricksen inte har hanterats som lön av arbetsgivaren.

Om skattepliktiga inkomster utelämnas kan det bland annat leda till skattetillägg.

Därför är tydliga underlag värdefulla även efter att dricksen har betalats ut.

Mindre manuellt jobb med dricksen

Dricks kan snabbt bli mer administrativt än det först verkar. Olika arbetsplatser, arbetspass, tider, kostnadsställen och kassanycklar ska vägas ihop – samtidigt som det ska vara tydligt vad varje medarbetare har fått.

Med Personalkollen kan dricksen hämtas från kassan, fördelas enligt de regler personalen har kommit överens om och göras klar för utbetalning och bokföring.