Så fick Skocentrum mer tid till kunderna genom att samla schema, tid och lön i samma plattform

I snart 70 år har Skocentrum hjälpt Umeåbor att hitta rätt skor. Idag drivs verksamheten av fjärde och femte generationen i familjen Nerpin fd. Nilsson, med två butiker och ett starkt fokus på kvalitet, service och personlig rådgivning.

När företaget ville minska administrationen och få bättre kontroll över personalhanteringen valde de att samla schema, lön och personaladministration i Personalkollen. Resultatet har blivit en enklare vardag, bättre överblick och mindre tid som går åt till administration.

Ett familjeföretag genom generationer

Skocentrum är långt ifrån en traditionell kedjebutik. Företaget drivs idag av syskonen Alma och hennes bror tillsammans med deras pappa.

– Vi är femte generationen i familjeföretaget. Det var egentligen inte tanken att vi skulle jobba här alls, men så blir det ibland när man växer upp med verksamheten, säger Alma.

Som i många mindre företag är rollerna breda.

– Man gör allt. Ena stunden säljer man skor, nästa jobbar man med sociala medier eller löser något praktiskt i butiken. Det finns alltid mycket som behöver göras.

Att prioritera tiden rätt är därför avgörande.

– I ett litet företag är all tid pengar. Det finns alltid saker som behöver göras, så administrationen får inte ta för mycket tid.

Två butiker ställer höga krav på planeringen

Skocentrum driver idag två butiker i Umeå, en i city och en på Avion Shopping. Samtidigt varierar kundflöden och bemanningsbehov beroende på säsong, väder och veckodag.

– Vi är väldigt väderberoende. Det påverkar både försäljningen och hur vi behöver planera personalen. Dessutom vill vi att medarbetarna ska kunna jobba i båda butikerna för att skapa flexibilitet och göra det enklare att täcka upp vid sjukdom.

Tidigare använde företaget ett separat schemaverktyg samtidigt som lönehanteringen sköttes av en extern revisor.

– Det fungerade, men det blev många olika steg. Vi saknade en samlad överblick och det var betydligt mer omständligt att planera personal över båda butikerna.

Allt samlat i en och samma plattform

När Skocentrum började använda Personalkollen blev den största förändringen att schema, lön och personaladministration samlades i ett och samma system.

– Den stora vinsten är att vi har allt samlat. Schema, lön och personaladministration finns på samma ställe. Det ger oss mycket bättre kontroll över både bemanning och personalkostnader.

Att kunna planera över båda butikerna i samma vy har gjort stor skillnad.

– För oss är det en jättestor fördel att kunna se båda butikerna samtidigt när vi lägger schema. Det gör planeringen mycket smidigare och passar bättre med hur vi faktiskt arbetar.

Även personalen har uppskattat förändringen.

– Vi har egentligen bara fått positiv respons. Det är tydligt, enkelt att använda och ger en mycket bättre överblick.

Från extern lönehantering till lönekörning på 15 minuter

Den största effekten har dock kommit inom lönehanteringen. Tidigare behövde löneunderlag skickas vidare till företagets revisor. Idag hanterar Skocentrum hela processen själva direkt i Personalkollen.

– Lönen är nog det mest underskattade. Jag hade ingen erfarenhet av lönehantering sedan tidigare och trodde att det skulle vara mycket mer komplicerat än det faktiskt är.

När alla pass är godkända tar lönekörningen idag omkring 15 minuter.

– Det är precis så enkelt som vi fick beskrivet för oss från början. Att låta en revisor hantera löner kostar mycket pengar. Nu gör vi det själva på väldigt kort tid och sparar både pengar och administration varje månad.

Den interna hanteringen har också gett bättre kontroll.

– Om någon har frågor kring sin lön kan jag gå in och se eller korrigera direkt. Vi behöver inte gå via någon extern part, vilket gör att vi har mycket bättre koll.

Mer tid till det som skapar värde

För Skocentrum handlar vinsterna inte bara om effektivare administration.

Den tid som tidigare lades på scheman, lönehantering och manuella processer kan nu användas där den gör större nytta.

– När vi såg hur Personalkollen fungerade förstod vi direkt att det skulle spara tid för oss. Och den tiden kan vi istället lägga på verksamheten, personalen och kunderna.

Digitala funktioner som kontraktshantering har också förenklat vardagen.

– Att kunna skriva kontrakt digitalt är väldigt smidigt. Tidigare kunde det innebära mycket jagande med papper och underskrifter. Nu går det betydligt snabbare.

Ett system som gärna rekommenderas vidare

När Alma ska sammanfatta vad systemet har betytt för verksamheten återkommer hon till samma sak: enkelheten.

– Jag har redan rekommenderat Personalkollen till andra. För oss blev det ett självklart val när vi såg hur systemet fungerade. Framför allt schemaläggningen över flera butiker, den enkla lönehanteringen och att ha allt samlat i samma system har gjort stor skillnad.

Hon lyfter också fram en faktor som ofta underskattas vid val av system.

– Supporten är guld värd. Man får hjälp direkt av någon som faktiskt kan produkten och förstår verksamheten.

För Skocentrum har bytet inneburit mindre administration, lägre kostnader för lönehantering och bättre kontroll över personalen – samtidigt som mer tid kan läggas där den gör störst nytta: hos kunderna.

Taggar