Enklare löner, bättre överblick och smartare bemanning för Partyland

Att bemanna rätt är en av detaljhandelns största utmaningar. För Brunas Partytillbehör, franchisetagare till Partyland med åtta butiker, handlar det om att hitta balansen mellan god service, effektiva personalkostnader och stora säsongsvariationer.

För att få bättre kontroll valde de att samla schema, tid, lön och verksamhetsuppföljning i Personalkollen. Resultatet är mindre administration, enklare lönehantering och bättre förutsättningar att planera bemanningen utifrån både försäljning och personalkostnader.

Bemanning som följer verksamheten

Partyland är världens största internationella butikskedja för partytillbehör, ballonger och festdekorationer. Brunas Partytillbehör driver sju butiker i Stockholm och en i Norrköping, där efterfrågan varierar kraftigt under året. Halloween och studentfiranden är några av årets viktigaste försäljningsperioder, samtidigt som lokala högtider och kundbeteenden gör att behoven skiljer sig mellan butikerna.

Fredrika, HR-administratör och butikschef i Norrköping, ser varje dag hur avgörande rätt bemanning är.

– När det är högsäsong är det verkligen högsäsong, och när det är lågsäsong är det verkligen lågsäsong.

Varje butik behöver kunna planera utifrån sina egna förutsättningar, samtidigt som ledningen behöver en samlad bild av hela kedjan. Tidigare arbetade de i flera olika system för schemaläggning, tidrapportering och lönehantering. Det innebar fler manuella moment och gjorde det svårare att följa upp både bemanning och kostnader.

– Vi ville att våra butikschefer skulle kunna schemalägga mer effektivt och få bättre insyn i försäljning, utfall och personalkostnader.

En plattform som samlar hela personalflödet

I dag arbetar butikschefer, HR och ledning i samma plattform. Varje butik ansvarar fortfarande för sin egen bemanning, men all information finns samlad på ett ställe. Schema, tidrapportering, personaladministration, avtal och lönehantering hänger ihop i ett och samma arbetsflöde.

Det gör att de slipper växla mellan olika system och i stället får ett smidigare flöde, från schemaläggning till färdig lön.

– Jag känner mig redan mer hemma i Personalkollen efter några månader än i det system vi hade tidigare.

Den största vinsten är inte att centralisera besluten, utan att ge varje butik bättre förutsättningar att lyckas samtidigt som ledningen får en tydligare helhetsbild.

Planerar bemanningen utifrån försäljningen

En viktig anledning till att valet föll på Personalkollen var möjligheten att koppla ihop bemanning och ekonomi.

Genom integrationen med kassasystemet samlas försäljning och personalkostnader på samma plats. Det ger butikscheferna ett bättre underlag när scheman ska planeras och gör det enklare att följa upp hur bemanningen påverkar lönsamheten.

Alexandra, Ekonomi- och verksamhetschef, ser stor potential i att använda datan ännu mer framåt.

– Det vi vill göra framåt är att ge våra butikschefer budget utifrån personalkostnader istället för bara timmar. Då kan vi schemalägga utifrån förväntad försäljning och få bättre kontroll över våra kostnader.

Tidigare utgick butikerna främst från fasta timbudgetar. Nu kan bemanningen i stället planeras utifrån både historisk försäljning och förväntat behov.

– Vi kan se var vi kan spara in, var vi behöver förstärka och få en bättre förståelse för verksamheten. Det ger oss ett helt annat beslutsunderlag än tidigare.

Enklare lönehantering frigör tid

För Alexandra har den största förändringen skett i lönearbetet. Tidigare krävdes flera olika system och många manuella moment innan lönerna kunde färdigställas. I dag sker stora delar av processen direkt i Personalkollen, vilket har gjort arbetet både snabbare och enklare.

– Det har blivit en jättestor förändring. Nu går det så snabbt att jag nästan glömmer bort att det är dags att göra lönerna. Det är så enkelt att man egentligen inte behöver vara löneexpert för att göra lönerna.

Den förenklade processen har också gjort att lönearbetet kan fördelas på fler personer i organisationen. Det som tidigare krävde specialistkunskap har blivit betydligt mer lättillgängligt, utan att tumma på kvalitet eller kontroll.

Ett system som är lätt att ta till sig

Att införa ett nytt system innebär ofta en omställning, men övergången gick snabbt.

– Vi har lärt oss nästan allting själva genom att klicka runt. Det vi har hört från personalen är att det är lätt att använda och att man lär sig systemet snabbt.

Flera medarbetare hade dessutom arbetat i Personalkollen tidigare och kände redan igen arbetssättet. När frågor väl uppstår uppskattar både Fredrika och Alexandra att hjälpen finns nära.

– Supporten är fantastisk. Behöver man hjälp finns det bara ett samtal bort.

Ett bättre beslutsunderlag för framtiden

För Brunas Partytillbehör handlar Personalkollen om mer än att effektivisera administrationen. Genom att samla schema, tid, lön, försäljning och personalkostnader i samma plattform har de fått bättre kontroll över både bemanning och ekonomi.

Butikscheferna får bättre stöd i den dagliga planeringen, medan ledningen får en tydligare överblick över verksamheten och bättre möjligheter att följa upp nyckeltal på både butiks- och kedjenivå. Det gör det enklare att planera framåt och fatta beslut baserade på fakta.

Alexandra sammanfattar upplevelsen:

– Det sparar så mycket tid. Systemet är lätt att förstå och lätt att arbeta i. Behöver man hjälp finns supporten bara ett steg bort.

Resultat i korthet

• Schema, tid och lön samlat i en plattform
• Försäljning och personalkostnader på samma ställe
• Färre manuella moment i lönehanteringen
• Flera timmars tidsbesparing vid varje lönekörning
• Bättre underlag för bemanning och budgetstyrning
• Enkel användning för både butikschefer och administratörer
• Snabb och uppskattad support

Taggar