Black Week: 5 saker att tänka på när du schemalägger

Black Week närmar sig. Kampanjerna planeras, sortimentet förbereds och förhoppningarna om bra försäljning är höga. Men hur ser det ut med schemat?

För dig som driver butik eller ansvarar för schemaläggningen är Black Week en period då många saker behöver stämma samtidigt. Du behöver ha rätt personer på plats när kundtrycket är som högst, hålla koll på personalkostnaden och få schemat att fungera för medarbetarna – även när tillgänglighet ändras, någon blir sjuk eller ett pass behöver bytas.

Rätt schema inför Black Week handlar om att matcha arbetstimmarna med det förväntade kundtrycket och hålla koll på kostnaden längs vägen.

Här är fem saker att tänka på när du planerar.

1. Schemalägg med försäljningen som grund

Börja i dina egna siffror. Hur såg försäljningen ut under förra årets Black Week? Vilka dagar var starkast? När på dagen var kundtrycket som högst? Och hur såg schemat ut då?

Titta gärna på:

• Försäljning dag för dag och hur kundtrycket varierade
• Hur många arbetstimmar som var schemalagda.
• Om det fanns perioder då ni hade för många eller för få på plats.

Historiken ger ett bra underlag, men förra årets schema är inte automatiskt rätt i år. Kampanjer, öppettider, sortiment och kundflöden kan ha förändrats. Svensk Handels uppföljning av Black Week 2025 visade dessutom att försäljningen minskade inom flera stora produktkategorier jämfört med året innan. Det är en bra påminnelse om att inte automatiskt planera för högre försäljning bara för att det är Black Week.

Utgå i stället från historiken och gör en prognos för årets vecka. Vad räknar ni med att sälja – och när väntas trycket vara som störst? När försäljningsprognosen finns med redan i planeringen blir det lättare att avgöra hur många arbetstimmar som faktiskt behövs.

2. Lägg timmarna där de gör mest nytta

En stark försäljningsdag betyder inte att det är lika mycket att göra från öppning till stängning. Kanske ökar trycket i kassan under eftermiddagen, medan morgonen kräver mer tid för leveranser, varuplock och förberedelser.

Schemalägg därför inte bara utifrån hur många som behöver jobba under dagen. Titta också på när de behövs och vad som behöver göras.

Det kan till exempel handla om:

• Kassa och betalning.
• Kundservice och rådgivning.
• Påfyllning och lager.
• Provrum och andra serviceytor.
• Utlämning av onlinebeställningar.
• Förberedelser före och efter de mest intensiva timmarna.

Se också över raster och vilka medarbetare som kan arbeta på flera delar av butiksgolvet. Målet är inte maximal bemanning hela dagen, utan att schemalägga timmarna där de faktiskt gör mest nytta.

3. Se personalkostnaden medan du schemalägger

Det är lätt att fokusera på antalet arbetstimmar när schemat läggs. Men alla timmar kostar inte lika mycket. OB-ersättning, lönetillägg och andra personalkostnader påverkar vad schemat faktiskt kommer att kosta.

Därför är det värdefullt att kunna se den förväntade personalkostnaden redan när du schemalägger – inte först när Black Week är över. Ett viktigt nyckeltal är personalkostnadsprocenten, alltså personalkostnaden i relation till försäljningen.

Genom att jämföra den planerade personalkostnaden med försäljningsprognosen får du ett bättre underlag för att bedöma om schemat är rimligt. Det finns ingen personalkostnadsprocent som är rätt för alla butiker. Marginaler, servicegrad, sortiment och arbetssätt skiljer sig åt.

Det viktiga är att kunna se sambandet redan i planeringen: Hur mycket räknar vi med att sälja – och vad kostar timmarna vi schemalägger för att göra det?

Då blir personalkostnaden något du kan styra innan veckan börjar, i stället för något du upptäcker i efterhand.

4. Gör schemat smidigt även för medarbetarna

Ett bra schema behöver fungera för verksamheten, men också för människorna som ska jobba passen. Under Black Week kan behovet av extra timmar öka samtidigt som ledigheter, önskemål och ändrad tillgänglighet ska pusslas ihop. Därför är det bra att ha koll på vilka som kan arbeta när redan innan schemat läggs.

Gör det också enkelt för medarbetarna att hitta sitt schema, information och hantera sådant som tillgänglighet och passbyten på ett och samma ställe. Det blir extra värdefullt när verkligheten ändras: någon blir sjuk, ett pass behöver bytas eller en medarbetare får möjlighet att hoppa in.

Om sådana ändringar kan hanteras direkt i medarbetarappen slipper både chef och personal hålla ihop allt via sms, telefonsamtal och olika chattar. Det ger bättre överblick för den som schemalägger och gör det enklare för medarbetarna att få koll på sin arbetsvecka.

Kom samtidigt ihåg att ändringar behöver följa de arbetstidsregler, kollektivavtal och överenskommelser som gäller på arbetsplatsen. Planera därför med så god framförhållning som möjligt.

5. Följ prognosen mot utfallet

Schemaläggningen är inte färdig bara för att schemat är publicerat. När Black Week väl börjar får du facit på hur väl planeringen stämde med verkligheten.

Följ till exempel:

• Faktisk försäljning jämfört med prognosen.
• Arbetade timmar jämfört med planerade timmar.
• Faktisk personalkostnad.
• Personalkostnadsprocent.
• När ni hade för många eller för få på plats.

Genom att jämföra prognos och utfall blir det lättare att förstå om schemat fungerar som tänkt. Säljer ni mer än väntat? Är personalkostnadsprocenten högre än planerat? Matchar de arbetade timmarna de tider då kundtrycket faktiskt är som störst?

Det ger ett bättre underlag för de beslut som går att ta under resten av veckan. Och när Black Week är över är det värt att spara lärdomarna. Vilka tider blev mer intensiva än väntat? När hade ni kunnat schemalägga annorlunda? Hur utvecklades personalkostnaden i relation till försäljningen?

De insikterna är värdefulla redan några veckor senare när julhandeln drar igång – och nästa gång en intensiv försäljningsperiod ska planeras.

Så hjälper Personalkollen dig att schemalägga smartare

Med Personalkollen kan du samla schemaläggning, tidrapportering, försäljning och personalkostnad i samma flöde.

När du lägger schemat kan du använda historisk försäljning och försäljningsprognoser som underlag för planeringen. Samtidigt kan du se den förväntade personalkostnaden i relation till försäljningen. Det gör det lättare att svara på två viktiga frågor redan innan veckan börjar: När behöver vi fler timmar – och vad kommer de att kosta?

Även medarbetarna får bättre koll. Schemat finns tillgängligt i appen och sådant som tillgänglighet, passbyten och andra ändringar blir enklare att hantera utan att allt behöver gå via sms och telefonsamtal.

Eftersom schema, tidrapportering och lön hänger ihop minskar dessutom behovet av att flytta information manuellt mellan olika system. Resultatet är inte bara enklare schemaläggning, utan bättre underlag för att få rätt bemanning, bättre kontroll över personalkostnaden och en smidigare vardag för både chef och medarbetare.

Vanliga frågor om schemaläggning inför Black Week

Hur långt innan Black Week bör man börja schemalägga?

Börja så tidigt att du hinner gå igenom tidigare försäljning, göra en prognos, samla in medarbetarnas tillgänglighet och planera inom de regler och överenskommelser som gäller på arbetsplatsen. För många butiker blir oktober därför en viktig planeringsmånad inför Black Week i slutet av november.

Hur vet jag hur många som ska jobba under Black Week?

Börja med historisk försäljning och årets försäljningsprognos. Titta sedan på när kundtrycket väntas vara som störst och vilka arbetsuppgifter som behöver täckas under olika delar av dagen. Jämför därefter de planerade arbetstimmarna och personalkostnaden med försäljningen ni räknar med.

Hur håller jag koll på personalkostnaden under Black Week?

Se den planerade personalkostnaden redan när du lägger schemat och sätt den i relation till den försäljning ni räknar med. Personalkostnadsprocenten är ett användbart KPI för att följa sambandet mellan försäljning och personalkostnad.

Följ sedan upp faktisk försäljning, arbetade timmar och personalkostnad under veckan för att se hur utfallet stämmer överens med planen.

Hur hanterar jag passbyten och sena ändringar under Black Week?

Ha koll på medarbetarnas tillgänglighet redan i planeringen och gör det enkelt för dem att se sitt schema och hantera passbyten på samma ställe. Det minskar behovet av att hålla ihop ändringar via olika sms, samtal och chattar och ger bättre överblick över det aktuella schemat.

Tänk samtidigt på att schemaändringar behöver göras inom de arbetstidsregler, kollektivavtal och överenskommelser som gäller på arbetsplatsen.

Taggar