Black Friday närmar sig – 7 tips för rätt bemanning i butik

Black Friday närmar sig. Kampanjerna planeras, sortimentet förbereds och förhoppningarna om bra försäljning är höga. Men hur ser det ut med bemanningen?

För dig som driver butik eller ansvarar för schemat är Black Week en period då det gäller att hitta rätt balans. För få medarbetare kan innebära köer, stress och kunder som inte får den hjälp de behöver. För många arbetstimmar kan i stället bli en onödigt hög kostnad.

Rätt bemanning inför Black Friday handlar om att matcha personalens arbetstider med det förväntade kundtrycket, samtidigt som du har kontroll på personalkostnaden.

Här är sju konkreta tips som hjälper dig att planera.

1. Börja med förra årets försäljning

Det bästa stället att börja är ofta i dina egna siffror. Hur såg försäljningen ut under förra årets Black Week? Vilka dagar var starkast? När på dagen hade ni mest att göra?

Titta gärna på:

• Försäljning per dag och, om kassasystemet tillåter, per timme.
• Antal köp och hur kundtrycket varierade.
• Hur många medarbetare som arbetade under de mest intensiva perioderna.
• Om det fanns tillfällen då bemanningen inte räckte till.

Det ger dig en bättre bild av när personalen faktiskt behövs. Kom också ihåg att jämföra med vad som hände i butiken förra året. Hade ni längre öppettider, en särskilt lyckad kampanj eller en leverans som påverkade försäljningen?

Siffrorna berättar mycket. Men de behöver sättas i sitt sammanhang.

2. Gör en prognos för årets Black Week

Förra årets försäljning är en bra utgångspunkt, men årets förutsättningar kan se annorlunda ut.

Kanske har ni planerat fler kampanjer, ändrat öppettider eller fått ett annat kundflöde sedan förra året. Svensk Handels uppföljning av Black Week 2025 visade dessutom att försäljningen minskade inom flera stora produktkategorier jämfört med föregående år.

Det visar varför det är klokt att inte automatiskt räkna med högre försäljning varje år. Utgå från historiken och gör sedan en rimlig bedömning av vad ni förväntar er att sälja under varje dag.

När du har en försäljningsprognos blir det lättare att bedöma hur många arbetstimmar du behöver planera in.

3. Bemanna när kunderna faktiskt behöver hjälp

En fullspäckad fredag betyder inte att det är lika mycket att göra hela dagen. Kanske behövs extra hjälp i kassan under eftermiddagen, medan förmiddagen passar bättre för varupåfyllning och förberedelser.

Fundera på vilka arbetsuppgifter som behöver täckas:

• Kassa och betalning
• Kundservice och rådgivning
• Påfyllning och lager
• Provrum eller andra serviceytor
• Utlämning av onlinebeställningar, om butiken erbjuder det

Se också över när raster ska tas och vilka medarbetare som kan hjälpa till på flera delar av butiksgolvet. Målet är inte att ha maximal bemanning hela dagen. Det är att ha tillräcklig bemanning där och när den gör mest nytta.

4. Räkna på personalkostnaden innan schemat är klart

Det är lätt att fokusera på antalet timmar när schemat läggs. Men alla timmar har inte samma kostnad. OB-ersättning, lönetillägg och andra arbetsgivarrelaterade kostnader påverkar hur mycket bemanningen faktiskt kostar.

Därför är det klokt att jämföra den planerade personalkostnaden med den försäljning ni räknar med att få in. Ett användbart nyckeltal är personalkostnadsprocenten, alltså personalkostnaden i relation till försäljningen.

Det finns ingen nivå som passar alla butiker. Behovet av service, butikens marginaler och typen av produkter spelar också roll. Det viktiga är att förstå sambandet innan du bestämmer bemanningen, inte först när månaden är slut.

5. Planera för att verkligheten kan ändras

Även ett välplanerat schema behöver kunna hantera oväntade situationer. Någon blir sjuk. Försäljningen utvecklas annorlunda än väntat. En kampanj lockar betydligt fler kunder än ni räknat med.

Därför är det bra att redan i planeringen ha koll på vilka medarbetare som har möjlighet att ta extra pass och hur ni ska hantera eventuella luckor. Se också till att planeringen följer gällande arbetstidsregler, kollektivavtal och överenskommelser.

Framförhållningen är särskilt viktig. Handels beskriver exempelvis en månads framförhållning vid schemaändringar enligt det kollektivavtal som deras vägledning gäller. Kontrollera vad som gäller på just din arbetsplats och planera i god tid.

6. Följ upp försäljningen under veckan

När Black Week väl börjar är det värdefullt att kunna följa hur verksamheten utvecklas.

Säljer ni mer eller mindre än prognosen? Matchar de arbetade timmarna behovet? Hur ser personalkostnaden ut i relation till försäljningen?

Genom att jämföra prognos och utfall kan du förstå om den planerade bemanningen fungerar som tänkt. Om något behöver förändras har du ett bättre underlag för beslut, inom ramen för de arbetstidsregler och överenskommelser som gäller.

Det kan också hjälpa dig att planera återstående dagar och förbereda kommande försäljningsperioder.

7. Ta med lärdomarna till julhandeln

När Black Friday är över är det lätt att kasta sig direkt in i nästa intensiva period.

Men avsätt gärna lite tid för att följa upp veckan. Vilka dagar blev starkare än väntat? När hade ni för många eller för få arbetstimmar? Hur stor blev den faktiska personalkostnaden i förhållande till försäljningen?

Spara de insikterna.

De gör det lättare att förbättra planeringen inför julhandeln, mellandagsrean och nästa Black Week.

Så hjälper Personalkollen dig att bemanna smartare

Med Personalkollen kan du samla schemaläggning, tidrapportering, försäljning och personalkostnader på ett ställe.

När du planerar schemat kan du se historisk försäljning, försäljningsprognos och följa den förväntade personalkostnaden. Det hjälper dig att avgöra när du behöver förstärka bemanningen och om den planerade kostnaden är rimlig.

Via en kassaintegration kan försäljningssiffror läsas in automatiskt där stöd finns. I Personalkollens analys kan du sedan jämföra faktisk försäljning, arbetade timmar och personalkostnad med prognosen.

Dessutom hänger schemat ihop med tidrapportering och lön. Mindre manuellt arbete för dig, och bättre koll för hela verksamheten.

Vanliga frågor om bemanning inför Black Friday

Hur långt innan Black Friday bör man planera bemanningen?

Börja så tidigt att du hinner analysera försäljningen, se över personalbehovet och följa reglerna för schemaläggning. För många butiker är oktober en viktig planeringsmånad inför Black Friday i slutet av november.

Hur vet jag hur många som ska jobba under Black Friday?

Utgå från tidigare försäljning, årets kampanjer och vilka arbetsuppgifter som behöver bemannas. Jämför sedan förväntad försäljning och servicebehov med planerade arbetstimmar och personalkostnader.

Hur undviker jag onödigt höga personalkostnader under Black Week?

Se över bemanningen för olika delar av dagen i stället för att lägga samma personalstyrka hela tiden. Räkna på kostnaden innan schemat är klart och följ upp hur arbetstimmarna matchar försäljningen.

Taggar