Så får Way Out West struktur på personalhanteringen med Personalkollen

Under några intensiva sommardagar förvandlas Slottskogen i Göteborg till en pulserande festivalstad. Musik, människor, mat och dryck smälter samman i en upplevelse som lockar besökare från hela världen. Men bakom festivalupplevelsen finns en omfattande verksamhet som måste fungera från första stund.

Vi har pratat med Samuel, som tillsammans med sin syster driver FOMO Events. Bolaget ansvarar för mat- och dryckesupplevelsen på Way Out West, ett uppdrag som omfattar allt från strategisk planering och bemanning till operativt arbete under festivaldagarna.

– Vi har 168 kassor ute i fält och betalade ut runt 350 löner via Personalkollen.

En tillfällig stad som ska fungera direkt

Att beskriva Way Out West som ett event räcker inte riktigt. Det är snarare en tillfällig stad som byggs upp, öppnar och måste fungera sömlöst från första sekund.

Restauranger, barer och serveringsytor ska planeras, byggas, bemannas och drivas under högt tryck. Samtidigt ska personalflöden, arbetstider och löner hanteras korrekt.

Planeringen börjar långt innan festivalområdet fylls av besökare.

– Vi startar redan i december. Då handlar det om att räkna på behov, bygga strukturer och börja hitta rätt personer.

Bemanning med både erfarenhet och ny energi

En viktig del av arbetet är att bygga team som klarar festivalens tempo. På Way Out West möts erfarna medarbetare som återkommer år efter år och personer som gör sitt första jobb.

– Många som jobbar hos oss har varit med i över tio år. Samtidigt kommer det in unga som gör sitt första jobb. Den kombinationen är väldigt fin och viktig.

Men i en verksamhet av den här storleken räcker det inte att hitta rätt personer. Det behövs också ett system som gör det enkelt att samla personalen, skapa struktur och hålla ihop hela processen.

Personalkollen samlar flödet före, under och efter festivalen

Inför festivalen används Personalkollen för att hantera onboarding och administration på ett samlat sätt.

– Alla skriver på sina anställningsavtal där, fyller i sina uppgifter och blir onboardade via systemet.

När festivalen väl är igång blir tillgänglighet och enkelhet avgörande. Området är stort, tempot högt och personalen rör sig mellan olika ytor.

– Området är enormt. Att personalen kan stämpla in via mobilen var de än är gör stor skillnad.

Efter festivalen fortsätter arbetet med lönehanteringen. Då görs lönerna i Personalkollen och skickas vidare till Fortnox.

– Vi gör en lönekörning för hela festivalen och skickar vidare till Fortnox. Hela den biten är magisk.

Ett system som håller när tempot är som högst

När allt ska fungera under några få dagar behöver systemen vara enkla att använda, stabila i drift och fungera även när trycket är som högst.

Efter att ha använt Personalkollen i andra verksamheter blev det ett naturligt steg att även använda systemet på Way Out West.

– Det viktigaste för oss är att det är driftsäkert och enkelt att använda.

Insikter som bygger nästa års festival

Även om festivalen bara pågår i tre dagar fortsätter arbetet efteråt. Då blir data från Personalkollen ett viktigt underlag för att förstå utfallet och planera bättre inför nästa år.

Teamet följer upp arbetade timmar, personalkostnader och andra nyckeltal för att kunna förfina bemanning, planering och arbetssätt.

– Vi följer upp allt, arbetade timmar, personalkostnader och så vidare. Det ligger till grund för nästa års planering.

Mer tid till det som faktiskt spelar roll

För Way Out West handlar värdet av Personalkollen inte om en enskild funktion, utan om helheten. Från avtal och onboarding till mobil instämpling, lönekörning och uppföljning skapar systemet struktur i en komplex verksamhet.

– Det förenklar vårt arbete väldigt mycket. Det är smidigt, driftsäkert och gör att vi kan fokusera på det som verkligen spelar roll.

Och när allt fungerar i planeringen, på området och i uppföljningen märks det också i upplevelsen för gäster och personal.

– När gästerna är nöjda, personalen trivs och allt flyter – då vet man att man har gjort rätt.

Taggar