Bättre planering i en flexibel vardag – Lilla Köpenhamn samlade allt i ett system

I Göteborg driver Thomas verksamheten bakom Lilla Köpenhamn, en kombination av restaurang och festvåning där ingen dag riktigt är den andra lik. Här ryms allt från smörrebröd i restaurangen till bröllop, företagsevent och privata middagar i festvåningen.

– Vi jobbar med allt från bröllop och företagsevent till små middagar och födelsedagar. Det är en väldigt varierad verksamhet.

Med ett team som varierar beroende på bokningar, från ett fåtal heltidsanställda till fler vid behov, ställs höga krav på planering och flexibilitet. Samtidigt är tempot ojämnt, där vissa perioder är intensiva och andra lugnare.

– Man vet aldrig riktigt när kvällen tar slut. Man kan planera ett schema, men det kan alltid förändras beroende på hur gästerna rör sig.

Det gör att personalplanering inte bara handlar om struktur, utan också om att kunna anpassa sig snabbt.

Från manuella arbetssätt till ett system som håller ihop allt

Thomas har arbetat med Personalkollen i över tio år och har varit med länge i utvecklingen av digitala verktyg i branschen.
– Vi var tidiga med systemet, och jag har jobbat med det i över tio år, kanske ännu längre.

Innan dess såg vardagen annorlunda ut. Lönehantering och schemaläggning sköttes manuellt eller i enklare system, där fokus främst låg på att få fram rätt lön i stället för att skapa överblick och kontroll.
– Vi hade manuella system innan, och det var inte alls samma sak. Det handlade mest om att få fram lönen.

När verksamheten växer och blir mer komplex räcker det inte längre. Behovet av ett system som samlar allt blir snabbt tydligt.

Ett arbetsverktyg som förenklar vardagen

Idag är Personalkollen en självklar del av Thomas vardag. Systemet används för schemaläggning, lönehantering och som ett centralt verktyg för att samla all personalinformation.
– Det är ett bra styrmedel. Du har schemat, lönerna och all information samlad på ett ställe.

För en verksamhet där personalstyrkan varierar och arbetstiderna inte alltid är fasta blir det extra värdefullt att ha ett system som skapar struktur utan att ta bort flexibiliteten.

Samtidigt lyfter Thomas fram något som inte alltid syns i funktionerna, men som gör stor skillnad i vardagen.
– Jag ringer ofta supporten, och man får alltid fantastisk hjälp. Det är en service som verkligen gör skillnad.

Att snabbt kunna få hjälp när det behövs är avgörande i en bransch där tempot är högt och tiden ofta är knapp.

Från administration till bättre kontroll och lönsamhet

Den största vinsten är tydlig: mer tid och bättre kontroll. Det som tidigare krävde manuellt arbete kan idag hanteras mer effektivt, vilket frigör resurser till annat.
– Efter några månader ser man att man sparar pengar i tid, för systemet gör jobbet åt dig.

Samtidigt ger systemet bättre förutsättningar att arbeta mer proaktivt. Genom att följa upp bemanning och personalprocent blir det enklare att planera framåt och fatta bättre beslut.
– Du kan känna av vad du behöver i personal och jobba mer med planeringen.

I en bransch där marginalerna ofta är små blir den typen av kontroll avgörande.

Tips till andra krögare

Med lång erfarenhet i branschen är Thomas tydlig i sitt råd till andra krögare: våga testa och ge det lite tid.
– Prova Personalkollen och ha en dialog. Efter tre månader inser man att man sparar både tid och pengar.

Han betonar också att det inte handlar om att kunna allt från början, utan att man får stöd längs vägen.
– Man måste ge det en chans, men man får mycket hjälp längs vägen.

Och om han ska sammanfatta Personalkollen med egna ord?
– Grymt arbetsredskap för krog, restaurang och café.

Taggar