Q&A

23 mars 2026

Frågor & svar | Webinar Mertid 2026

Vi fick in många bra frågor i samband med vårt webinar och har här sammanställt våra svar. Vi svarar utifrån vårt perspektiv som systemleverantör. För frågor som rör tolkning av kollektivavtal eller specifika ersättningsnivåer rekommenderar vi att du stämmer av med din arbetsgivarorganisation.

Vi har vissa anställda som arbetar enstaka dagar. Ska de också få extra ersättning om de exempelvis arbetar 20 minuter utöver schemalagd tid? Våra heltidsanställda arbetar enligt årsarbetstid, med fler timmar på sommaren och färre på vintern – hur påverkas de?

Mertidsersättning avser arbete som utförs utöver avtalad arbetstid för deltidsanställda. Anställda som arbetar enstaka dagar samt heltidsanställda omfattas därför inte av dessa regler. I dessa fall behöver ni i stället förhålla er till bestämmelserna i kollektivavtalet gällande anställning för enstaka dagar samt det årsarbetstidsavtal ni har tecknat med facket.

Hur påverkar detta anställning för enstaka dagar i och med att de inte har några garanterade timmar?

Vår uppfattning är att anställda på enstaka dagar inte berörs av dessa ändringar.

Gäller de nya reglerna även för visstidsanställda, eller dom som är har en tidsbegränsad anställning?

Det ska gälla alla deltidsanställda, även om de har en tidsbegränsad anställning, men för att få mer konkret rådgivning kring vad som gäller just för er rekommenderar vi kontakt med er arbetsgivarorganisation.

Hur blir det med mertid i beräkningsperioder som skrider över 1 april och därmed tillämpar två olika regelverk?

Om beräkningsperioden avslutas efter 1 april så kommer den nya ersättningsnivån (35% extra per timme) att tillämpas om mertid faller ut på lönen. Eftersom mertid vid avslutad beräkningsperiod då är ett överskott av timmar som hör till hela beräkningsperioden kan det inte avgöras vilken ersättningsnivå som varit gällande när timmarna utförts utan det är då nivån som gäller när perioden avslutas som kommer användas. Däremot om det är specifika pass eller timmar som utförts som mertid utöver beräkningsperioden så behöver dessa markeras som “extra arbetad tid” mot mertidsersättning, och denna ersättning kommer då räknas upp på rätt nivå beroende på om det specifika passet infallit före eller efter 1 april.

Om man använder beräkningsperioder, påverkar inte det hur den anställde får sin lön? Hen får sin "slutlön" efter beräkningsperioden?

Att tillämpa en beräkningsperiod innebär att personens timmar snittberäknas över en längre period istället för att varje vecka exakt motsvara de avtalade timmarna. Det är alltså ett verktyg i schemaläggningen. Lönen betalas som vanligt i enlighet med personens anställningsavtal, antingen månadslön eller timlön.

Om vi inte har några deltidsanställda, vi har beräkningsperiod och endast heltidsanställda, gäller samma sak då med lilla rutan om beräkningsperiod?

De nya reglerna kring mertid gäller enbart deltidsanställda. Eftersom ni endast har heltidsanställd personal påverkas ni alltså inte av dessa förändringar. Beräkningsperioder kan däremot användas även för heltidsanställd personal.

Vad händer om en anställd inte går med på att signera ett tilläggsavtal och få "vanlig" lön för "mertiden"?

Om den anställda inte signerar tilläggsavtalen och inte går med på att arbeta extra inom ramen för vikariat eller särskild visstid så kan inte den typen av undantag från mertidsersättning tillämpas för den personen. Mertid bygger alltid på en överenskommelse där den anställda och du som arbetsgivare är överens om att personen ska arbeta mertid och hur detta ska ersättas. Om personen inte vill signera tilläggsavtal utan endast kan tänka sig arbeta utöver sin avtalade arbetstid om detta medför mertidsersättning får ni avgöra om ni godtar de förutsättningarna och har behov av att ta in personen att arbeta extra med förutsättningarna att det innebär en extra ersättning.

I första hand rekommenderar vi att se över anställningsavtalet så den avtalade tjänstgöringsgraden stämmer med det antal timmar personen kommer arbeta, och sedan arbeta aktivt med schemaläggning och beräkningsperioder enligt reglerna i ert avtal, för att i största möjliga mån undvika behovet av att planera in ytterligare mertidstimmar.

Har hört att tilläggsavtal måste vara på plats innan det extra passet påbörjas, hur gör vi då praktiskt om detta sker på helgen och ingen chef är på plats för att skapa avtalet i Personalkollen?

Om det inte finns möjlighet att upprätta avtalet digitalt direkt kan ni använda Visitas mall på papper för detta och signera den för hand. För att det ska bli korrekt i systemet behöver tilläggsavtalet även registreras digitalt i Personalkollen, men det går bra att göra detta i efterhand. Ni kan då välja att signera digitalt med BankID för att få in signaturen i systemet, eller skapa tillägget enbart för löneberäkningen och istället ladda upp den manuellt signerade bilagan under dokumentfliken för att spara den på personen.

Vi vill dock framhålla att tilläggsavtal för vikariat och särskild visstid enligt Visita/HRF inte behöver signeras inför varje enskilt tillfälle de tillämpas. De fungerar istället som ramavtal som kan signeras i förväg. Det innebär att ni kan förbereda er genom att ha dessa avtal på plats med berörd personal redan innan ett akut behov uppstår.

Hur ser det ut att ha tilläggsavtal för vikariat? Kan den anställda ha detta som ett tillägg eller ska det skapas per tillfälle vikariat ges?

För Visita/HRF skapas tillägget som ett ramavtal som sedan löper på.

Kan vikariat tillämpas om det är så att man behöver mer personal, exempelvis vid högre försäljning under påskhelgen?

Tilläggsavtal för vikariat tillämpas framförallt om det handlar om att ersätta en kollega som är frånvarande.

Om en anställd tar ett vikariepass, betalas lönen ut nästkommande månad, eller vid beräkningsperiodens slut?

Om en anställd arbetar extra markerar ni orsaken till detta på passet, exempelvis att passet utförts inom ramen för ett tilläggsavtal för vikariat. Detta pass kommer då ersättas med timlön och semesterersättning på nästkommande lön.

När kommer tilläggsavtal osv vara på plats i Personalkollen?

De nya ersättningsnivåerna och tilläggsavtal kommer att finnas på plats tills de nya reglerna börjar gälla 1 april.

Vilka val kommer att finnas i Personalkollen för att justera mertiden från 1 april? Idag finns bara mertid, men gissar att det kommer att finnas mertid pga vikariat och mertid pga extra uppstått behov, samt mertid med korrekta ersättningar?

I samband med de nya reglerna lägger vi nu till val dels för de nya nivåerna på mertidsersättning, men även val för de olika undantagen som gäller för respektive kollektivavtal.

Kommer Personalkollen, vid godkännande av tider, ställa fråga om vilken typ av tid som ska godkännas?

Ni behöver aktivt välja om ett pass ska räknas som extra arbetad tid och då mot vilken orsak. Om det inte görs något val så räknas timmarna inte in under något av undantagen eller för extra mertidsersättning automatiskt, utan om inget val görs räknas passet vanligen som en del av personens ordinarie arbetstid som räknas in i den pågående beräkningsperioden.

Hur kommer Personalkollen att urskilja timmarna som är från ordinarie avtal och tilläggsavtal och hur kan man addera denna i systemet? Eftersom i systemet går ej att ha flera avtal samtidigt, utan man måste avsluta den befintliga och skapa en ny. När vikariat gäller bara för en dag gäller nytt avtal?

Inom den nya funktionaliteten som kommer på plats i systemet nu så kommer man kunna skapa tilläggsavtal som är vid sidan av ordinarie anställning. Extra pass som utförs inom tilläggsavtalet registrerar ni och dessa kommer då automatiskt räknas på lönen.

Kommer varje anställd kunna ha samtliga tilläggsavtal signerade och klara inför att sådana pass kan dyka upp?

Ja, i praktiken går det att göra detta förberedande och ha tilläggsavtal signerade med personalen om ni utgår från Visita/HRF-avtalet. För Detaljhandelsavtalet signeras tilläggsavtalen inför varje tillfälle.

Hur bör vi hantera situationer där personal arbetar utöver sin schemalagda tid, exempelvis en kvart. Kan den tiden markeras som vanlig timlön eller kan vi ha som regel att personalen ska gå hem tidigare en annan dag (vi justerar schemat eller dom tar ansvar för det)?

Om ni är anslutna till Visita/HRF har ni möjlighet att använda verktyget “byte av arbetstid”, vilket innebär att en anställd kan arbeta mer en dag och motsvarande mindre en annan dag inom samma beräkningsperiod. Detta ska vara en överenskommelse mellan arbetsgivare och anställd och behöver dokumenteras, exempelvis genom att det markeras i schemat.

Eventuellt kan ni ha detta som en stående överenskommelse med personalen och sedan lägga in det i systemet för dokumentation i efterhand. Vi rekommenderar dock att ni stämmer av med er arbetsgivarorganisation för tydligare riktlinjer kring hur flexibel en sådan överenskommelse kan vara.

Vad gäller om en anställd själv ger bort ett pass och ber en kollega jobba istället? Ska då arbetsgivaren justera tiderna kommande veckor för att den som tagit ett extra pass ska jobba mindre en annan vecka och den som har gett bort ett pass ska jobba extra en annan vecka för att undvika mertid?

Inom Visita/HRF-avtalet finns möjlighet att komma överens med den anställda om byte av arbetstid, vilket då hanteras inom den individuella beräkningsperioden. Det finns olika typer av verktyg för att hantera extra arbete utan att det innebär mertidsersättning och beroende på vilket kollektivavtal ni tillämpar kan det vara olika regler som gäller. Så om ni vill ha tydligare rådgivning kring just er situation rekommenderar vi kontakt med er arbetsgivarorganisation.

Om en deltidsanställd själv vill "byta bort" sitt pass -hur påverkar det beräkningsperioden/ersättningen för den? Som det är nu så blir vi betalningsskyldiga för "återstående tid" i lönekörningen trots att den personen själv har valt att "ge bort" sitt pass.

Om en anställd vill byta bort ett pass behöver ni vara överens om vad förutsättningarna för detta är. Om det avser byte av arbetstid är meningen att personen istället ska arbeta motsvarande timmar vid ett annat tillfälle under beräkningsperioden. Om det inte finns möjlighet att erbjuda timmar vid ett annat tillfälle och personen ändå vill vara ledig behöver ni vara överens om förutsättningarna för detta, men för att det inte ska uppstå en ersättning för återstående timmar i detta fall behöver ni då registrera frånvaro för den tiden som personen avstått arbete, så det framgår att det är timmar den anställde tackat nej till.

Kommer personalen få upp någon typ av varning för byte av pass mellan kollegor som sker utanför beräkningsperiod?

Nej, det finns ingen varning i systemet för om ett passbyte sker utanför en beräkningsperiod, de anställda kan fråga om passbyte oberoende av hur beräkningsperioden ligger. Det är den chef som godkänner passbyten och schemaändringar som behöver kontrollera att pass byts på ett sådant sätt så att schemat fortfarande fungerar och de anställda får rätt antal timmar i slutändan.

Hur kan vi hantera anställda som är tjänstlediga för studier men som vill arbeta extra, exempelvis under helger?

Det kan finnas olika sätt att hantera detta, och vad som är lämpligt kan skilja sig beroende på om ni har ett kollektivavtal som ni är anslutna till eller om det är lagen ni förhåller er till endast och inte har kollektivavtal.

Eftersom förutsättningarna kan skilja sig åt är det svårt att ge ett generellt svar. Vi rekommenderar därför att ni rådgör med er arbetsgivarorganisation eller en arbetsrättsjurist för vägledning utifrån just er situation.

Kan man behöva ge både mertid + ob ersättning?

Det kan variera beroende på vilket kollektivavtal ni omfattas av, så vi rekommenderar att ni kontrollerar detta med er arbetsgivarorganisation.

När en kollega blir akut sjuk och någon på plats stannar över utöver sin vanliga arbetstid och man inte hinner skriva ett tillfälligt tilläggsavtal, kan man göra det i efterhand?

Beroende på vilket kollektivavtal ni omfattas av kan reglerna se olika ut, så vi rekommenderar i första hand att ni rådgör med er arbetsgivarorganisation för vägledning i just er situation.

Jag har en lite mer säsongsbetonad verksamhet och har deltidsanställda idag på 75%, men under högtider såsom sommar och vinter händer det att jag måste schemalägga dom upp till 100%. Behöver jag nu anställa en till personal för att det ska täcka upp eller hur kan jag smidigt ändra fram och tillbaka

Beroende på vilket kollektivavtal ni arbetar efter finns det möjlighet till flexibilitet i schemaläggningen genom beräkningsperioder eller årsarbetstid, om detta avtalas med facket. Det skulle kunna vara aktuellt med en tillfällig utökning av tjänstgöringsgrad för deltidsanställda eller ytterligare tidsbegränsade anställningar för att täcka upp bemanningsbehovet under delar av året, men vilket alternativ som passar bäst för just er situation rekommenderar vi att ni stämmer av med er arbetsgivarorganisation.

Finns det ett verktyg som kan hjälpa en att få fram rätt sysselsättningsgrad innan man skriver avtal med personal? För att minska mertid från början

Ni kan följa upp hur mycket en redan anställd person faktiskt har arbetat tidigare genom att se över personens rapporterade tid och frånvaro i Personalkollen. När ni ska anställa ny personal och vill se över behovet kan ni arbeta med schemaläggningen i förväg och skapa schemarader med ej tilldelade pass för att se hur stort behovet är och i förväg veta hur mycket timmar ni har behov av vid nyanställningen.