Så använder Bockholmengruppen Analys+ för att få kontroll på lönsamheten i realtid

Bockholmengruppen driver några av Stockholms mest välkända restauranger. Med flera verksamheter, olika koncept och stora personalgrupper blir uppföljningen snabbt komplex. För vice vd Rebecca handlar vardagen om att ha koll på allt från drift och bemanning till system, ekonomi och operativ uppföljning.

Under många år byggdes mycket av analysarbetet manuellt. Data hämtades från olika system, siffror sammanställdes i Excelfiler och rapporteringen tog både tid och energi.

“Det största värdet för mig är att jag slipper den manuella handpåläggningen. Tidigare satt jag och skrev siffror i Excel för att få fram rapporter och nyckeltal. Nu finns allt samlat och det går mycket snabbare att få en helhetsbild.”

När Bockholmengruppen började använda Analys+ förändrades arbetssättet. Analys+ samlar data från bland annat kassasystem, personal, bokningar och ekonomi direkt i Personalkollen, vilket gör det möjligt att följa verksamhetens viktigaste KPI:er i realtid.

Istället för att lägga tid på att samla in data kan organisationen idag fokusera på att förstå siffrorna och agera på dem.

Snabbare insikter och bättre beslut i vardagen

För Rebecca och teamet handlar den stora vinningen inte bara om effektivare rapportering. Det handlar framför allt om att kunna fatta bättre beslut i rätt tid.

Personalkostnadsprocent, omsättning per arbetad timme och kostnad per arbetad timme är några av de viktigaste KPI:erna i verksamheten. Det är också siffror som direkt påverkar restaurangernas lönsamhet.

“Tidigare såg man inte kostnad per arbetad timme förrän månaden var klar. Nu kan vi direkt se vad som händer när vi ändrar i schemat och hur det påverkar både personalkostnaden och lönsamheten.”

Det gör att restaurangcheferna snabbare kan förstå effekten av sina beslut. Om bemanningen blir för tung syns det direkt. Om försäljningen inte matchar schemat går det att justera tidigare istället för att upptäcka problemet flera veckor senare.

Samtidigt är Rebecca noga med att poängtera att KPI:erna måste sättas i rätt kontext.

“Man kan inte stirra sig blind på personalkostnadsprocenten varje dag. En måndag fungerar inte på samma sätt som en fredag. Du behöver fortfarande rätt grundbemanning för att kunna leverera en bra gästupplevelse.”

Det handlar därför inte om att pressa siffrorna maximalt, utan om att hitta rätt balans mellan service, bemanning och lönsamhet.

Ett verktyg som används ute i verksamheten

En viktig del i arbetet med Analys+ har varit att göra datan tillgänglig för fler än bara ledningen.

Idag används systemet aktivt av restaurangcheferna ute i verksamheten. De följer utvecklingen på sina egna restauranger, jämför sig med andra enheter och använder siffrorna som stöd i det dagliga arbetet.

“Rapporterna har blivit ett konkret arbetsverktyg för restaurangcheferna och mellancheferna ute på krogarna. De använder dem för att förstå hur verksamheten går och vad de behöver agera på.”

Eftersom all personal arbetar med egna kassanycklar går det också att följa individuell försäljning och se vilka medarbetare som lyckas bäst.

“Vi använder datan för att lyfta de som säljer bra och förstå vad de gör annorlunda. Sedan försöker vi sprida det arbetssättet vidare till resten av teamet.”

På så sätt blir uppföljningen ett verktyg för coachning och utveckling, snarare än bara kontroll.

Mindre administration, större fokus på verksamheten

För många inom restaurangbranschen är administrationen en ständig utmaning. Ju fler restauranger och system som tillkommer, desto mer tid går åt till att sammanställa rapporter och följa upp siffror manuellt.

Det är också där Rebecca upplever en av de största praktiska vinsterna med Analys+.

“På måndagar rapporterar jag hur alla krogarna går till ägarna. Tidigare krävde det mycket manuellt arbete. Nu handlar det om några knapptryck och så har jag allt samlat.”

Samtidigt minskar risken för fel när informationen automatiskt hämtas från systemen.

“Så länge grunddatan är korrekt slipper man den mänskliga faktorn i rapporteringen. Det skapar en helt annan trygghet i siffrorna.”

Istället för att lägga timmar på att sammanställa rapporter kan teamet fokusera mer på analys, förbättringar och verksamheten ute på restaurangerna.

Nästa steg: ännu bättre förståelse för lönsamheten

Idag använder Bockholmengruppen främst Analys+ för att följa försäljning och personalkostnader. Nästa steg är att koppla på råvarukostnader och bokföring för att få en ännu tydligare bild av verksamhetens lönsamhet.

“När vi kan se hela vägen ner till resultatet kommer det skapa en ännu större förståelse för vad som faktiskt driver lönsamheten ute på restaurangerna.”

För Bockholmengruppen har Analys+ därför blivit mer än ett rapportverktyg. Det har förenklat vardagen, minskat det manuella arbetet och gett verksamheten bättre förutsättningar att arbeta mer datadrivet med både drift och lönsamhet.

Taggar