Så bemannar KOL & Cocktails julbordssäsongen – med hjälp av Personalkollen

När december närmar sig förvandlas KOL & Cocktails i Helsingborg till en av stadens mest bokade restauranger. Deras “Christmas Grill”, ett kolgrillat alternativ till traditionellt julbord, lockar gäster långt innan första advent. I år slog de till och med bokningsrekord.

Men bakom fullbelagda helger och ett populärt koncept finns en verklighet som många restauranger känner igen: bemanningen under julen är en balansakt.

För restaurangchefen Diana har Personalkollen blivit ett av de viktigaste verktygen för att få säsongen att fungera smidigt.

Ett annorlunda julbord och en högre bemanningsnivå

KOL & Cocktails skiljer sig från de klassiska julborden. Här serveras inga köttbullar, inga prinskorvar och ingen sill.

Istället bjuds gästerna på ostron, skaldjur, carpaccio, chark, ett dessertbord – och en kock som trancherar fyra sorters kolgrillat kött: chorizo, tri-tip, lambracks och pluma. Gästerna kombinerar själva sina tillbehör med exempelvis gratäng, parmesanpotatis, béarnaise och pepparsås.

Och gästerna älskar det.

"Vi har aldrig haft så mycket bokat som i år. Det är jättekul!" berättar Diana.

Det ökade trycket innebär också att bemanningen behöver ligga på en jämn och hög nivå.

"I år är vi i princip full styrka måndag till lördag. Det är så mycket bokat att vi behöver maximal bemanning, nästan varje dag."

Planeringen börjar tidigt, långt innan säsongen börjar

För att lyckas med bemanningen börjar Diana planera länge innan de flesta hunnit tänka på julbord.

"Jag är lite av ett kontrollfreak. Även om jag inte publicerar något schema direkt så börjar jag planera redan i början av september."

När årets säsong drog igång var restaurangen redan fullbokad många julbordskvällar.

"Folk har bokat mycket tidigare i år, vilket faktiskt gjort det lättare att schemalägga rätt från början."

För att säkerställa att ha rätt personalstyrka på plats börjar hon med att jämföra med föregående år: hur såg bemanningen ut då, vad blev utmanande, och hur såg försäljningen ut? Sedan lägger hon utkast, kontrollerar tillgänglighet och lägger schemat steg för steg.

"Jag älskar verkligen Personalkollen. Det är enkelt att schemalägga och alla funktioner man behöver finns där"

Diana, restaurangchef på KOL & Cocktails i Helsingborg

Sjukdomar är den största julutmaningen

Den mest kritiska delen av bemanningen är inte volymen, det är oförutsägbarheten.

"Den största utmaningen är när någon i personalen blir sjuk, under julsäsongen händer det tyvärr rätt ofta."

För att hantera detta har hon skapat en tydlig struktur med extra personal i beredskap.

"Vi räknar med att det kommer hända, därför har vi alltid en backup. Blir någon sjuk kan vi snabbt fördela passet till en annan medarbetare."

Så hjälper Personalkollen genom julstöket

För Diana är Personalkollen en central del i att planera en hektisk period. Några funktioner lyfter hon särskilt fram:

Enkel schemaläggning och egna pass

"Jag tycker om att man kan skapa egna pass och anpassa allt precis som man vill."

Lönefunktioner som automatiserar processen

"Det är jätteskönt att avtalsinformationen finns inlagt i systemet. Då ser jag direkt vilken lön någon ska ha och allt följer med automatiskt i lönekörningen."

Notiser som sparar pengar

"Om någon stämplar in fem minuter tidigt får jag en notis. Fem minuter per person varje dag blir mycket pengar över ett år. Då kan jag snabbt ändra tillbaka tiden."

Överblick över personalkostnader per dag

"Jag kan se direkt hur personalkostnader påverkar resultatet och varför en dag blir dyrare än en annan. Har vi fler erfarna med högre löner eller fler yngre medarbetare? Det hjälper mig att hålla en bra balans i teamet."

Ett julbord som fungerar för både gäster och personal

Tack vare tidig planering, tydliga rutiner och Personalkollen som stöd, går KOL & Cocktails in i årets mest intensiva period med trygghet. Och för Diana handlar det om mer än att bara fylla pass. Det handlar om att se till att varje kväll blir den upplevelse gästerna förväntar sig och att personalen har rätt förutsättningar att leverera den.

Taggar