Kopps i Göteborg – struktur bakom ett levande restaurangflöde

Mitt i centrala Göteborg, vid Domkyrkan, ligger Kopps – en restaurang och caféverksamhet där tempot är högt från morgon till kväll. Här möts frukostgäster, lunchsällskap, studenter och kvällsbesökare i ett konstant flöde.

Bakom verksamheten står Jenny Kopp och hennes bror Martin, med en tydlig ambition: att skapa en plats som passar alla.

– Vi har byggt konceptet kring att det ska finnas något för alla. Du kan ta en snabb kaffe, jobba här eller komma in för en middag.

Med öppettider från tidig morgon till sen kväll, sju dagar i veckan, och ett trettiotal anställda krävs en organisation som fungerar smidigt. Under högsäsong är verksamheten igång från 07:15 till 23:30 – varje dag.

När vardagen blir komplex bakom kulisserna

Att driva en verksamhet med många anställda och långa öppettider innebär en komplex vardag. För Jenny handlar mycket om att få ihop bemanning, arbetstider och löner – utan att tappa kontrollen.

– När man går från några få anställda till många fler blir det snabbt svårt att hålla koll, särskilt på tider och löner.

Tidigare sköttes mycket manuellt. Scheman i Excel, enklare stämpelsystem och manuell uppföljning gjorde arbetet tidskrävande och svåröverskådligt.

– Det var mycket handpåläggning och man fick själv gå igenom allt i efterhand. Det tog tid och det var svårt att få en helhetsbild.

Samtidigt består en stor del av personalen av yngre medarbetare som jobbar extra, vilket ställer krav på tydlighet.

– Många har sitt första jobb här och har inte full koll på lön eller villkor. Då behöver det vara enkelt och transparent.

Från manuellt arbete till smartare arbetssätt

När verksamheten växte blev behovet av ett mer effektivt arbetssätt tydligt. Lösningen blev att implementera Personalkollen.

– Vi behövde förenkla och få in ett digitalt verktyg som faktiskt avlastar.

Idag används systemet i hela verksamheten – från schemaläggning och frånvaro till löner och rapportering. Det som tidigare tog mycket tid manuellt går nu betydligt snabbare.

– Det sparar otroligt mycket tid, och i förlängningen även pengar.

Men den största skillnaden handlar inte bara om tid, utan om kontroll. All information finns samlad, vilket gör det enklare att följa upp och agera i tid.

– Vi ser direkt om någon ofta är sen eller jobbar över. Den typen av överblick hade vi inte tidigare.

Även lönearbetet har blivit betydligt smidigare.

– Mycket som tidigare tog flera steg känns nu bara klart. Det är enkelt att få fram rätt underlag.

En enklare vardag – för hela teamet

För personalen har förändringen också varit tydlig. Med Personalkollen får de bättre insyn i sina arbetstider och sin lön, vilket skapar trygghet.

– Allt finns samlat på ett ställe, vilket gör det enklare för dem att förstå och följa sina timmar.

Det har också gjort det lättare att hantera flexibiliteten i en verksamhet där många kombinerar jobb med studier. Jenny lyfter även vikten av att systemet är enkelt att använda och faktiskt utvecklas i takt med verksamhetens behov.

– Det kommer förbättringar hela tiden som verkligen gör skillnad i vardagen.

Tips till andra krögare

För Jenny är det tydligt vad hon skulle rekommendera andra i branschen:

– Helheten är det som gör det. Du sparar tid, får bättre kontroll och slipper mycket av det manuella.

Hon menar att rätt system inte bara förenklar administrationen, utan också skapar en mer hållbar vardag som företagare.

– När man väl kommer igång är det svårt att gå tillbaka.

En viktig del av helheten

På Kopps handlar framgång inte bara om mat, läge eller service – utan om att få allt bakom kulisserna att fungera.

Med Personalkollen har Jenny och hennes team gått från tidskrävande administration till en mer strukturerad och kontrollerad vardag. Och i en verksamhet där tempot alltid är högt är det just den typen av verktyg som gör verklig skillnad.

Taggar