Allt på ett ställe – hur Hotel Flora effektiviserade sin personalhantering

Mitt i centrala Göteborg ligger Hotel Flora, ett familjärt boutiquehotell där det personliga mötet står i centrum. Här handlar det inte bara om att checka in och sova, utan om att skapa en upplevelse där gästen känner sig sedd. För hotellchef Lina, som varit en del av verksamheten i över 13 år, är det just det som driver hela arbetet framåt.

– Vi vill skapa en personlig vistelse där gästen verkligen känner sig sedd. Det ska vara något mer än bara ett hotellbesök.

Bakom den varma atmosfären finns en vardag som kräver struktur och kontroll. Med 71 rum, restaurang och omkring 40 löner varje månad är det en verksamhet med många rörliga delar, där detaljerna gör stor skillnad.

När verksamheten växte räckte inte de gamla arbetssätten

När hotellet utökade med restaurang 2021 förändrades förutsättningarna snabbt. Fler avdelningar, fler roller och olika typer av anställningar gjorde att det som tidigare fungerat plötsligt blev betydligt mer komplext. Scheman byggdes i Excel och lönehantering sköttes via externa system, vilket innebar både merarbete och osäkerhet i resultaten.

– Det blev inte riktigt korrekt, särskilt när det gällde deltider och semester. Det var svårt att få en tydlig överblick.

Samtidigt ökade behovet av att snabbt kunna svara på frågor om timmar, kostnader och bemanning. Det krävde ofta flera steg och kontakt med externa parter. I en verksamhet där tempot är högt blev det till slut ohållbart.

– Man vill ju ha kontroll på allt, och det hade man inte riktigt då.

En lösning som samlar allt och skapar bättre kontroll

När Personalkollen implementerades blev skillnaden tydlig ganska snabbt. Det handlade inte om en enskild funktion, utan om helheten – att samla allt i ett system och skapa ett mer sammanhängande arbetssätt.

– Idag har vi allt samlat på ett ställe. Schema, löner, allt. Det gör hela arbetet mycket enklare.

För Lina innebar det framför allt att kunna arbeta mer självständigt och fatta snabbare beslut i vardagen.

– Jag kan göra mycket mer själv och slipper vänta på svar. Det sparar mycket tid, särskilt när det händer mycket hela tiden.

Det som tidigare krävde flera olika verktyg och manuella steg kan nu hanteras i ett sammanhängande flöde. Schemaläggning, löner och uppföljning hänger ihop, vilket ger både mindre administration och en tydligare bild av verksamheten.

Från magkänsla till datadrivna beslut

I en bransch där regelverk kring arbetstid, ersättning och anställningsformer snabbt blir komplexa är det avgörande att ha rätt stöd. Att hålla koll på allt manuellt är både tidskrävande och ökar risken för fel.

– Det är mycket regler att hålla koll på. Jag skulle aldrig kunna räkna ut allt manuellt, det hade tagit hur lång tid som helst.

Samtidigt har möjligheten att arbeta mer datadrivet blivit en viktig del av vardagen. Genom att följa upp personalkostnader i relation till intäkter blir det enklare att justera bemanning och planera framåt.

– Vi kan direkt se hur personalkostnaderna står sig mot intäkterna och justera därefter.

Även för personalen har förändringen varit tydlig. Schema, tider och lönebesked finns samlat i appen, vilket gör det enklare att få överblick och planera sin tid.

– Vi har en personalstyrka som säger till om något inte fungerar, och vi har inte fått några negativa reaktioner.

Mer tid till det som verkligen räknas

När Lina ser tillbaka är en sak tydlig: rätt verktyg gör stor skillnad, inte bara för administrationen utan för hela verksamheten.

– Det är viktigt att kunna planera, räkna och få en tydlig bild av både timmar och kostnader. Det är svårt att få till manuellt.

Med bättre kontroll, mindre manuellt arbete och tydligare beslutsunderlag frigörs också tid. Tid som istället kan läggas där den gör störst skillnad, i mötet med gästen.

– Det gör arbetet mer effektivt och ger en tydlighet som är svår att få annars.

Och det är kanske just där styrkan ligger. Att ha ordning bakom kulisserna, så att det som syns utåt kan kännas enkelt, personligt och självklart.

5 snabba med Hotel Floras hotellchef Lina

☀️ Morgon eller kvällspass?
→ Morgonpass

☕ Kaffe eller te på hotellfrukosten?
→ Kaffe

🏨 Favoritplats på hotellet?
→ Lobbyn / receptionen

✨ Det bästa med hotellbranschen?
→ Att träffa alla människor som är på genomresa hos oss.

🧳 Hur många hotellnätter per år blir det själv?
→ Haha, jadu.. det går att räkna på två händer 😄

Taggar