Från Excel och manuella scheman till mer tid för hotellet

På Park Hotel i Linköping är det personliga mötet en stor del av upplevelsen. Hotellet har funnits i familjen sedan 2004 och drivs idag av Sophie Humlebrandt och hennes bror Marcus Jonsson. Men bakom den familjära hotellverksamheten finns också scheman, löner, kollektivavtal och administration som måste fungera. Med Personalkollen har mycket av det arbetet blivit enklare – och mer tid kan läggas på det som betyder något: driva hotell.

Park Hotel ligger precis intill järnvägsstationen i Linköping och har en historia som sträcker sig tillbaka till 1888. Hotellet byggdes när järnvägen kom till staden och har varit hotell sedan dess. Sedan 2004 har familjen Humlebrandt/Jonsson ägt och drivit hotellet.

Med 25 rum och ett team på omkring tio personer är verksamheten familjär och personlig. Många gäster återkommer regelbundet och relationen till dem är en viktig del av hotellets karaktär.

– Man får en väldigt personlig kontakt med gästerna som bor här. Man frågar vad de gjorde i helgen och vad barnen har gjort. Det uppskattar jag verkligen, berättar Sophie.

Från Excel, utskrivna scheman och manuella rutiner

Under många år skötte Sophie stora delar av personaladministrationen manuellt. Schemat gjordes i Excel och lönearbetet hanterades separat.

Det fungerade, inte minst för att hon var van vid arbetssättet. När Personalkollen först kom på tal var hon därför inte helt övertygad om att ett nytt system skulle göra tillräckligt stor skillnad.

– Jag funderade mycket på om det verkligen skulle vara värt det. Det är svårt att veta innan om man kommer få tillbaka kostnaden eller om det bara blir ännu en kostnad.

När reglerna kring mertid förändrades blev behovet däremot tydligare. Att själv hålla reda på arbetade timmar, anställningsformer, regler och rapportering började bli ytterligare en sak att ha koll på.

Till slut bestämde hon sig för att testa.

– Nu i efterhand har jag verkligen insett att det var värt det.

“Jag måste spara jättemycket tid”

Idag använder Park Hotel Personalkollen för schemaläggning, tidrapportering och löner. Och en av de tydligaste skillnaderna märks i det dagliga arbetet med personalen.

Tidigare kunde en förändring i schemat innebära att Sophie behövde kontakta medarbetarna en efter en för att hitta någon som kunde ta ett ledigt pass. Nu publicerar hon passet direkt i Personalkollen och medarbetarna kan själva anmäla intresse.

De kan också byta pass med varandra och ansöka om ledighet och semester i appen.

– Personalen uppskattar det jättemycket. Nu kan jag bara lägga ut ett ledigt pass och se vem som vill ha det. De kan byta med varandra och ansöka om ledighet. Det har varit jättesmidigt, särskilt under sommaren.

Skillnaden mot det tidigare arbetssättet är tydlig.

– Förut gjorde jag schemat i Excel, ändrade, skrev ut och fick skriva till medarbetarna en och en: “Kan någon jobba på torsdag?”. Nu lägger jag bara ut ett ledigt pass och någon tar det. Jag måste spara jättemycket tid.

Enklare att hålla koll på det som måste bli rätt

För Sophie handlar värdet inte bara om minuter och timmar. Som företagare behöver hon också förhålla sig till lagar, regler, kollektivavtal och rapportering – områden där det är viktigt att det blir rätt.

Här upplever hon att Personalkollen har tagit bort en del av den mentala administrationen.

Lönekörningen var därför också den del där hon ville ha extra hjälp i början. Efter stöd vid den första lönen hanterar hon nu processen själv, inklusive underlag för bland annat arbetsgivardeklaration och Fora.

– Det är jättesmidigt. Jag gjorde det senast idag – hämtade filen, laddade upp den och sedan var det klart.

Även själva starten med Personalkollen gick snabbare än hon hade förväntat sig.

– Jag tycker att systemet är väldigt logiskt. När jag hade mitt introduktionsmöte hade jag redan lagt in allting och gjort schemat. Jag tyckte att det var jätteenkelt.

Mer tid till att faktiskt driva hotell

För ett mindre, familjeägt hotell är det många olika delar som ska hanteras av relativt få personer. Därför blir värdet av att slippa en del av administrationen extra tydligt.

När Sophie får frågan om hon skulle rekommendera Personalkollen till någon som driver ett liknande hotell är svaret enkelt: absolut.

– När man driver eget ska man ha koll på väldigt mycket lagar, regler och allt runt omkring. Där känner jag att Personalkollen har hjälpt till att avlasta en del. Jag vill fokusera på att driva hotell – och Personalkollen hjälper mig med den andra biten.

Framåt hoppas hon också kunna använda analysen i Personalkollen ännu mer. När det finns mer historisk data blir det möjligt att gå tillbaka och se hur exempelvis bemanningen såg ut under tidigare perioder och använda det som stöd inför kommande säsonger.

– Inför nästa sommar kommer jag kunna gå tillbaka och se hur vi bemannade och hur det såg ut året innan. Då får jag mer siffror att gå på istället för att det blir lite av en gissningslek.

Taggar