Amira på Mat & Malt: från schema i Whatsapp till helhet i Personalkollen

På Hamngatan 27 i centrala Halmstad, precis vid vattnet, ligger Mat & Malt. Det är en restaurang och sportbar där gäster samlas för att äta, umgås och ofta följa matcher tillsammans. Atmosfären är avslappnad, men tempot kan växla snabbt.

Bakom verksamheten står Amira, som drivit restaurangen i sex år. Under den tiden har hon format Mat & Malt till en plats för hela staden, med en ovanligt bred målgrupp.

– Det är verkligen allt från barnfamiljer till seniorer. Det är jättehäftigt att vi fått till det så.

Verksamheten präglas av variation. Vardagar kan vara lugna, medan quizkvällar, afterwork och sportevenemang snabbt fyller lokalen. Det ställer höga krav på planering och bemanning.

Innan Personalkollen – mycket manuellt och svårt att få överblick

När Amira ser tillbaka på hur arbetet fungerade före införandet av Personalkollen 2023 är kontrasten tydlig. Schemaläggning och kommunikation skedde via WhatsApp, där all personal ingick i en gemensam chatt.

Hon beskriver hur hon samlade in önskemål, satte ihop scheman manuellt och skickade ut dem varje vecka. Det fungerade i grunden, men saknade struktur och framförhållning.

– Allt var ju bara sms-konversationer. Det funkade, men inte riktigt när det blev mer att göra.

Utmaningarna blev särskilt tydliga under kvällar med högt tryck. Quiz på torsdagar och afterwork på fredagar innebar ofta fullsatt restaurang, samtidigt som bemanningen behövde vara exakt anpassad efter rusningstider.

Att planera kortare pass eller snabbt justera schemat var svårt utan rätt verktyg. Samtidigt tog administrationen mycket tid. Dricks fördelades manuellt, löneunderlag hanterades externt och mycket dokumentation sparades i pärmar.

Det var ett arbetssätt som krävde både tid och energi, utan att riktigt ge den kontroll som behövdes.

En enkel insikt som förändrade allt

Vändpunkten kom under ett besök i Stockholm. Amira satt och gjorde schemat manuellt när en vän reagerade på hur hon arbetade.

– Han sa: ‘Vad håller du på med? Har du inget program?’ Och då började jag ju fatta att… det här kanske inte är det bästa sättet.

Genom rekommendationen fick hon upp ögonen för Personalkollen. När hon såg hur systemet fungerade blev skillnaden tydlig direkt.

Det som tidigare tagit lång tid och krävt mycket manuell hantering kunde nu samlas i ett och samma verktyg.

– Jag tänkte bara: vad har jag hållit på med?

Anpassning i realtid – från magkänsla till datadrivna beslut

I en verksamhet som Mat & Malt är ingen vecka den andra lik. Beläggningen påverkas av allt från sportmatcher till lönehelger och väder. Med Personalkollen har Amira fått ett helt annat stöd i planeringen.

Hon arbetar aktivt med att gå tillbaka och analysera tidigare veckor för att förstå mönster. På så sätt kan hon planera bemanningen mer träffsäkert inför kommande pass.

– Jag kollar alltid hur det sett ut tidigare, till exempel om en torsdag varit vid löning eller inte.

Det gör det möjligt att anpassa personalstyrkan efter verkliga behov. I stället för att över- eller underbemanna kan hon planera mer flexibelt, till exempel genom kortare pass under intensiva timmar.

Samtidigt involveras personalen i schemaläggningen, vilket skapar en bättre balans i arbetsgruppen.

Mer kontroll, mindre stress och ett roligare jobb

En av de största förändringarna handlar om kontroll. Med hjälp av analysverktyget i Personalkollen kan Amira följa upp personalkostnader och få en tydlig bild av hur verksamheten presterar.

Tidigare försökte hon räkna ut detta manuellt, men utan att riktigt kunna lita på siffrorna. Idag ser hon exakt hur kostnaderna utvecklas och kan agera därefter.

– Nu stämmer det verkligen. Jag ser personalkostnaderna i procent och använder det hela tiden.

Den ökade insikten har också gjort det enklare att kommunicera med personalen. Genom att dela siffror och förklara hur schemaläggningen hänger ihop får teamet en bättre förståelse för verksamheten.

Samtidigt har arbetsbelastningen minskat markant.

– Hela mitt jobb har blivit roligare. Jag har sluppit mycket stress och huvudvärk.

Även personalen upplever systemet som enkelt att använda. Nya medarbetare kommer snabbt in i det, och funktioner som scheman, lönespecifikationer och drickshantering är tydliga och lättillgängliga.

Ett tydligt råd till branschen

Idag ser Amira Personalkollen som en självklar del av verksamheten. Hon lyfter att värdet inte bara gäller större restauranger, utan även mindre verksamheter.

Systemet gör det möjligt att minska administrationen, få bättre överblick och samtidigt behålla kontrollen.

– Jag har rekommenderat det till andra, även små ställen. Det finns alltid något man har nytta av.

Hennes råd till andra krögare är enkelt: se över hur mycket tid som läggs på manuella processer, och vad den tiden egentligen skulle kunna användas till istället.

En vardag som flyter bättre

För Mat & Malt har förändringen handlat om mer än bara ett nytt system. Det har varit ett skifte i arbetssätt.

Från manuella scheman och osäker uppföljning till struktur, flexibilitet och bättre kontroll.

Och kanske viktigast av allt – en vardag som fungerar, även när tempot skruvas upp.

– Man tror ju jag ska jobba hos er… men jag är bara väldigt nöjd.

Taggar