Skene Järn – Mindre administration, mer tid för verksamheten

I Skene, mitt i Västsverige, har Skene Järn varit en självklar del av lokalsamhället i snart hundra år. Företaget startade som en liten järnhandel 1931 och har sedan dess vuxit till en modern verksamhet med butiker i Skene, Borås och Varberg.

Organisationen omfattar i dag betydligt mer än butiksgolvet. Här finns även verkstäder, lager, utesäljare och administrativa funktioner som tillsammans håller verksamheten igång. Totalt har Skene Järn omkring 70 medarbetare, varav cirka 55 heltidsanställda.

Mitt i organisationen arbetar Sara, administrativ chef och HR.

En roll som binder ihop organisationen

Sara har arbetat på Skene Järn i fyra år och ansvarar för HR samt stora delar av administrationen. Rollen innebär många kontaktytor i organisationen. Administrationen består av fem personer som tillsammans hanterar ekonomi, HR, IT och marknadsföring. För Sara handlar arbetet mycket om samordning.

– Jag jobbar nära våra chefer och ledningen och ser till att saker händer vid rätt tidpunkt. Det kan handla om HR-frågor, arbetsmiljö, affärsutveckling eller att stötta våra chefer i deras ledarskap.

Verksamheten påverkas också tydligt av säsongerna.

– Våren är vår högsäsong. När gräset börjar bli grönt och projekten drar i gång märker vi direkt att tempot ökar. Majoriteten av kunderna är företag, men privatkunder är också en viktig del av verksamheten.

När personaladministrationen blev onödigt tung

Med flera butiker och många medarbetare är personaladministrationen en viktig del av vardagen på Skene Järn. Tidigare sköttes mycket av arbetet manuellt.

Scheman gjordes i Excel och mycket av administrationen låg centralt hos HR och ekonomi. Det innebar att samma information ofta behövde hanteras i flera steg och flyttas mellan olika dokument och system.

Sara beskriver det som ett arbetssätt där mycket energi gick åt till sådant som egentligen borde vara enkelt.

– Vi var ganska mycket tillbaka till grunderna. Man skrev saker på ett ställe och behövde sedan föra över det någon annanstans. Bara ordet dubbelarbete gör en nästan stressad – i dag ska man egentligen inte behöva göra saker två gånger.

Även lönearbetet innebar flera moment. Delar hanterades internt samtidigt som man tog hjälp externt med lön och redovisning för att säkerställa att allt blev rätt.

Samtidigt hade Sara en tydlig ambition att utveckla arbetssättet i organisationen.

– För mig har det varit viktigt att stärka våra chefer i deras roller. De ska känna att de har koll på sina team och kunna jobba mer aktivt med sina medarbetare. För att göra det behövde vi ett system som gör personaladministrationen enklare och mer samlad.

Enkelheten avgjorde valet

Under en längre period tittade Skene Järn på olika systemlösningar. När Personalkollen dök upp i dialogen kände Sara snabbt att det kunde vara rätt.

– Det som fångade mig var enkelheten. Systemet är lätt att förstå och lätt att arbeta i.

Införandet gick också snabbt. Efter en kort introduktion kunde cheferna börja använda systemet direkt i vardagen.

– Vi hade en genomgång av systemet och sedan kunde man klicka runt lite och förstå hur det fungerade. Det är väldigt intuitivt.

Schemaläggningen flyttade närmare verksamheten

En av de största förändringarna efter införandet är att schemaläggningen nu ligger närmare verksamheten. Tidigare hanterades mycket centralt i administrationen, men i dag kan butikscheferna själva planera scheman och arbetstider.

– Det blir mycket bättre när det ligger nära verksamheten. Cheferna har bäst koll på sina team och kan planera därefter.

För Sara har förändringen också inneburit en tydlig tidsbesparing.

– Bara på schemaläggningen sparar vi ungefär en halv arbetsdag i veckan.

Den tiden kan istället användas till att stötta organisationen och utveckla verksamheten.

Enklare för både chefer och medarbetare

Även medarbetarna har märkt skillnaden i vardagen. Med Personalkollens app kan de enkelt se sina scheman och registrera arbetstider direkt i mobilen. Tidigare hanterades tidrapporter ofta på papper, vilket innebar mer manuellt arbete och rättningar i efterhand.

– Nu stämplar man bara in och ut i mobilen. Det är mycket smidigare.

Systemet har också gjort informationen mer tillgänglig i organisationen.

– Det är inte bara jag och ekonomichefen som ser allt längre. Chefer och medarbetare får insyn i sina scheman och tider, vilket skapar bättre överblick och en tryggare dialog.

Support som skapar trygghet

Under uppstarten spelade även Personalkollens support en viktig roll.

– I början ringde jag supporten ganska ofta, ibland mer än en gång om dagen. Men jag fick fantastisk hjälp varje gång. Man kör aldrig fast utan kan fortsätta vidare, och det skapar en trygghet när man jobbar med löner och personalfrågor.

“Det är lätt att göra rätt”

När Sara sammanfattar vad Personalkollen betyder för verksamheten återkommer hon till samma sak.

– Det är lätt att göra rätt.

När personaladministrationen fungerar smidigt frigörs tid till det som verkligen driver verksamheten framåt: kunderna, teamet och utvecklingen av företaget.

Och även om Skene Järn i dag är betydligt större än den lilla järnhandel som startade i Skene för över 90 år sedan är grunden fortfarande densamma – ett nära samarbete i teamet, en stark lokal närvaro och en vilja att hela tiden göra saker lite bättre än dagen innan.

Taggar