ICA Nära Grimslöv – Så digitaliserade Amanda löneprocessen vid generationsskiftet

När Amanda Skoglund tog över som handlare för ICA Nära Grimslöv var det med flera års erfarenhet av butiken i ryggen. Hon började arbeta i verksamheten redan 2019 och hade länge varit involverad i den dagliga driften. När hon tog över ansvaret fullt ut förändrades inte tempot – men kraven på struktur, överblick och hållbara arbetssätt blev ännu tydligare.

ICA Nära Grimslöv är en mindre landsbygdsbutik med ett stort ansvar. Förutom dagligvaror erbjuder butiken post- och apoteksombud, paketutlämning och bensinstation. Teamet består av omkring sju personer i grundschemat, och i en sådan verksamhet är ingen dag den andra lik.

- Här gör vi lite av allt. Det är leveranser, kassa, kundmöten, uppföljning av sortiment – och samtidigt allt det administrativa som också måste fungera, säger Amanda.

En vardag där administrationen måste fungera

En vanlig dag rör hon sig större delen av tiden ute i butiken. Det handlar om att ta emot varor, möta kunder, stötta personalen och se till att butiken fungerar som den ska. Det administrativa arbetet får ofta plats först under lugnare stunder eller på lunchen.

– Det är väldigt varierande, och det är också det jag gillar. Men då behöver man system runt omkring som inte tar mer energi än nödvändigt.

Generationsskiftet blev startskottet för nya arbetssätt

I samband med ett generationsskifte började Amanda se över flera av butikens interna rutiner. Tidigare hade schema, tidrapporter och löner hanterats manuellt med Excel och papper – ett arbetssätt som var tidskrävande och sårbart för fel, särskilt när ändringar skedde i efterhand.

– Jag kände att jag absolut kan lära mig lönehantering från grunden – men frågan var om det verkligen var där jag skulle lägga min tid, förklarar hon.

Ett sammanhängande flöde från schema till lön

Inför beslutet jämförde Amanda flera alternativ, däribland ICAs egna lönesystem. För henne handlade valet inte om en enskild funktion, utan om helheten i arbetsflödet och hur väl systemet stöttade vardagen i en mindre butik.

– Jag upplevde att det blev många fler steg i de andra systemen. Här lägger jag schemat – och lönen bygger direkt på det.

Med Personalkollen blev schema, stämpling och lön ett sammanhängande flöde. För Amanda innebar det mindre manuellt arbete och en större trygghet i att allt blir rätt, utan att hon behöver lägga tid på detaljer.

Tydlighet för både handlare och personal

Schemaläggningen sker i realtid, vilket gör att både hon och personalen alltid vet vad som gäller. Alla ändringar syns direkt i appen, något som minskar missförstånd och frågor i vardagen.

– Det som ligger där är det som gäller. Det skapar en tydlighet för alla, säger Amanda.

Även personalen har tagit emot arbetssättet positivt. Att ha schemat tillgängligt i mobilen och kunna stämpla in och ut enkelt bidrar till en smidigare arbetsdag och mindre osäkerhet kring tider och pass.

Mer fokus på butiken, kunderna och personalen

För Amanda och ICA Nära Grimslöv har Personalkollen blivit ett naturligt stöd i vardagen. Med mindre tid på administration och större trygghet i att allt blir rätt kan fokus ligga där det hör hemma – i butiken, tillsammans med kunder och medarbetare.

Taggar