Frågor & svar | Webinar Mertid 2026

Vi har fått in många bra frågor i samband med vårt webinar och kommer här att göra vårt bästa för att besvara dessa. Vi utgår från vårt perspektiv som systemleverantör, och för mer fördjupad vägledning rekommenderar vi att ni tar kontakt med er arbetsgivarorganisation.

Vi har vissa anställda som arbetar enstaka dagar. Ska de också få extra ersättning om de exempelvis arbetar 20 minuter utöver schemalagd tid? Våra heltidsanställda arbetar enligt årsarbetstid, med fler timmar på sommaren och färre på vintern – hur påverkas de?

Mertidsersättning avser arbete som utförs utöver avtalad arbetstid för deltidsanställda. Anställda som arbetar enstaka dagar samt heltidsanställda omfattas därför inte av dessa regler. I dessa fall behöver ni i stället förhålla er till bestämmelserna i kollektivavtalet gällande anställning för enstaka dagar samt det årsarbetstidsavtal ni har tecknat med facket.

Hur blir det med mertid i beräkningsperioder som skrider över 1 april och därmed tillämpar två olika regelverk?

Om beräkningsperioden avslutas efter 1 april så kommer den nya ersättningsnivån (35% extra per timme) att tillämpas om mertid faller ut på lönen. Eftersom mertid vid avslutad beräkningsperiod då är ett överskott av timmar som hör till hela beräkningsperioden kan det inte avgöras vilken ersättningsnivå som varit gällande när timmarna utförts utan det är då nivån som gäller när perioden avslutas som kommer användas. Däremot om det är specifika pass eller timmar som utförts som mertid utöver beräkningsperioden så behöver dessa markeras som “extra arbetad tid” mot mertidsersättning, och denna ersättning kommer då räknas upp på rätt nivå beroende på om det specifika passet infallet före eller efter 1 april.

Vad händer om den anställda inte går med på att signera dessa tilläggsavtal och få "vanligt" lön för "mertiden"?

Om den anställda inte signerar tilläggsavtalen och inte går med på att arbeta extra inom ramen för vikariat eller särskild visstid så kan inte den typen av undantag från mertidsersättning tillämpas för den personen. Mertid bygger alltid på en överenskommelse där den anställda och du som arbetsgivare är överens om att personen ska arbeta mertid och hur detta ska ersättas. Om personen inte vill signera tilläggsavtal utan endast kan tänka sig arbeta utöver sin avtalade arbetstid om detta medför mertidsersättning får ni avgöra om ni godtar de förutsättningarna och har behov av att ta in personen att arbeta extra med förutsättningarna att det innebär en extra ersättning. I första hand rekommenderar vi att se över anställningsavtalet så den avtalade tjänstgöringsgraden stämmer med det antal timmar personen kommer arbeta, och sedan arbeta aktivt med schemaläggning och beräkningsperioder enligt reglerna i ert avtal, för att i största möjliga mån undvika behovet av att planera in ytterligare mertidstimmar.

Kommer personalen få upp någon typ av varning för byte av pass mellan kollegor som sker utanför beräkningsperiod?

Nej, det finns ingen varning i systemet för om ett passbyte sker utanför en beräkningsperiod, de anställda kan fråga om passbyte oberoende av hur beräkningsperioden ligger. Det är den chef som godkänner passbyten och schemaändringar som behöver kontrollera att pass byts på ett sådant sätt så att schemat fortfarande fungerar och de anställda får rätt antal timmar i slutändan.

Tilläggsavtalet behöver ju signeras innan det extra passet börjar enligt VisitaHRF. Om någon t.ex. blir sjuk på helgen finns inte alltid en chef på plats att signera tilläggsavtalet, då behöver det upprättas på papper i stället. Vad är ert förslag på hur det här ska hanteras systemmässigt i efterhand?

Om det inte finns möjlighet att upprätta avtalet digitalt direkt kan ni använda Visitas mall på papper för detta och signera den för hand. För att det ska räknas rätt i systemet behöver tilläggsavtalet skapas även digitalt i Personalkollen, men det går lika bra att skapa detta tillägg i efterhand. Då kan ni välja om ni vill signera digitalt med BankID igen för att ha signaturen i systemet, alternativt kan ni skapa tillägget i systemet endast för löneberäkningen, men sedan istället ladda upp den manuellt signerade bilagan på dokumentfliken för att lagra den på personen. Vi vill dock framhålla att de tilläggsavtal som signeras för vikariat och särskild visstid för Visita/HRF inte behöver signeras inför varje tillfälle då de blir aktuella att tillämpa utan fungerar som ett ramavtal ni kan signera i förväg, vilket innebär att ni kan förbereda er genom att få dessa ramavtal på plats med berörd personal även innan ett akut tillfälle uppstår.

Har hört att tilläggsavtal måste vara på plats innan det extra passet påbörjas, hur gör vi då praktiskt om detta sker på helgen och ingen chef är på plats för skapa avtalet i Personalkollen?

Kommer Personalkollen, vid godkännande av tider, ställa fråga om vilken typ av tid som ska godkännas?

Ni behöver aktivt välja om ett pass ska räknas som extra arbetad tid och då mot vilken orsak. Om det inte görs något val så räknas timmarna inte in under något av undantagen eller för extra mertidsersättning automatiskt, utan om inget val görs räknas passet vanligen som en del av personens ordinarie arbetstid som räknas in i den pågående beräkningsperioden.

Hur kan jag hantera tjänstlediga för studier som vill arbeta under helger osv?

Det kan finnas olika sätt att hantera detta, och vad som är lämpligt kan skilja sig beroende på om ni har ett kollektivavtal som ni är anslutna till eller om det är lagen ni förhåller er till endast och inte har kollektivavtal. Vi rekommenderar att rådgöra med er arbetsgivarorganisation eller arbetsrättsjurist för att diskutera just er situation då vi har svårt att ge ett generellt svar på denna fråga.

Hur bör det hanteras om personal stannar över sin schemalagda tid typ en kvart - kan den tiden markeras som vanlig timlön eller kan vi ha som regel att personalen ska gå hem tidigare en annan dag (vi justerar schemat eller dom tar ansvar för det)?

Om ni är anslutna till Visita/HRF har ni verktyget för “byte av arbetstid” som innebär att man arbetar mer en dag för att sedan arbeta mindre en annan dag i beräkningsperioden. Detta skall vara en överenskommelse mellan anställd och arbetsgivare och ska dokumenteras genom att det markeras i schemat. Teknisk sätt antar vi att ni kan ha detta som en stående överenskommelse med personalen och sedan lägga in det i systemet för dokumentation i efterhand, men detta rekommenderar vi att ni diskuterar med Visita för att få tydligare riktlinjer kring hur flexibel en sådan överenskommelse kring byte av mertid kan vara.

Kan man behöva ge både mertid + ob ersättning?

Detta kan skilja beroende på kollektivavtal, så vi rekommenderar att kontrollera detta med er arbetsgivarorganisation.

När en kollega blir akut sjuk och någon på plats stannar över utöver sin vanliga arbetstid och man inte hinner skriva ett tillfälligt tilläggsavtal, kan man göra det i efterhand?

Beroende på vilket kollektivavtal ni har att förhålla er till kan reglerna skilja något, så vi rekommenderar att i första hand rådgöra med er arbetsgivarorganisation.

Om en anställd tar ett vikariepass, betalas lönen ut nästkommande månad, eller vid beräkningsperiodens slut?

Om en anställd arbetar extra markerar ni orsaken till detta på passet, exempelvis att passet utförts inom ramen för ett tilläggsavtal för vikariat, och detta pass kommer då ersättas med timlön och semesterersättning på nästkommande lön.

Kan vikariat tillämpas om det är så att man behöver mer personal vid t ex ökad försäljning vid t ex påskhelg

Tilläggsavtal för vikariat tillämpas framförallt om det handlar om att ersätta en kollega som är frånvarande.

Behöver jag lägga till en anledning till varför jag skapar ett tillfälligt ökning av kontrakt?

Om ni skapar ett tillägg för att tillfälligt utöka tjänstgöringsgraden för en anställd så kommer ni kunna generera ett avtal med denna information i systemet.

Hur påverkar detta anställning för enstaka dagar i och med att de inte har några garanterade timmar?

Vår uppfattning är att anställda på enstaka dagar inte berörs av dessa ändringar.

När kommer tilläggsavtal osv vara på plats i Personalkollen?

Vi kommer gå ut med information så snart det är på plats.

Hur ser det ut att ha tilläggsavtal för vikariat? Kan den anställda ha detta som ett tillägg eller ska det skapas per tillfälle vikariat ges?

För Visita/HRF skapas tillägget som ett ramavtal som sedan löper på.