Beräkningsperioder: Den smarta vägen till enklare schemaläggning och tryggare arbetsvardag

Att få schemat att stämma överens med verksamhetens behov är en utmaning för många arbetsgivare. Skiftande beläggning, sjukfrånvaro och olika tjänstgöringsgrader gör planeringen komplex och kräver löpande justeringar. Här spelar beräkningsperioder en viktig roll för att skapa struktur, flexibilitet och tydlighet. Med Personalkollen får du en tydlig överblick över hur schemat förhåller sig till beräkningsperioden. Systemet visar hur arbetstiden är planerad och gör det enklare att upptäcka avvikelser och justera schemat vid behov. När beräkningsperioden är slut regleras saldot automatiskt, vilket minskar manuellt arbete och risken för fel.

Vad är en beräkningsperiod?

En beräkningsperiod är en bestämd tidsram där den anställdes faktiska arbetstid jämförs med den avtalade. I stället för att räkna varje vecka för sig, ser man på helheten över en längre period, en intensiv vecka kan alltså vägas upp av en lugnare, utan att du behöver hantera avvikelser direkt.

Det gör att variationer jämnas ut och både arbetsgivare och medarbetare kan känna trygghet i att totalen blir korrekt.

Därför förenklar det din planering

Med beräkningsperioder skapar du en struktur som håller i längden.

Flexibilitet: Hantera arbetstoppar utan att övertid skenar direkt.
Transparens: Både chefer och personal ser hur de ligger till mot sin tjänstgöringsgrad.
Mindre admin: Systemet håller reda på timmarna åt dig.

Så automatiserar Personalkollen processen

Vi har byggt Personalkollen för att göra det så enkelt som möjligt. Du behöver inte räkna manuellt – systemet samlar arbetade timmar, frånvaro och avvikelser och stämmer av dem mot tjänstgöringsgraden i realtid.

Personalkollen hjälper dig att:

Räkna automatiskt: Systemet håller koll på totalen och räknar ut under- och övertid direkt.
Hantera frånvaro: Sjukdom, semester eller annan frånvaro påverkar saldot direkt, så att du slipper dubbelkolla manuellt.
Agera i tid: Du ser direkt i schemat om någon börjar avvika från sin planering.

Du får helt enkelt ett verktyg som skapar ordning och reda — från schemaläggning till lön.

Vilka branscher har störst nytta av beräkningsperioder?

Beräkningsperioder är en stor tillgång för verksamheter där tempot varierar, till exempel inom restaurang, butiker, hotell eller säsongsverksamheter. När behoven skiftar snabbt är möjligheten att fördela timmar över tid guld värd.

Vanliga frågor om beräkningsperioder

Måste alla företag använda beräkningsperioder? Nej, det är inget krav. Enligt arbetstidslagen får arbetstiden snittberäknas över högst fyra veckor. Många kollektivavtal gör dock avsteg från detta och tillåter längre beräkningsperioder. Det ger ökad flexibilitet, särskilt i branscher där personalbehovet varierar över tid, och gör det enklare att planera arbetstiden på ett mer verksamhetsanpassat sätt.
Passar det även små företag? Absolut. Mindre verksamheter tjänar ofta mest på att slippa krånglig administration och få tydliga rutiner.
Sker uträkningen av under- och övertid automatiskt?
Systemet beräknar automatiskt arbetstid i relation till beräkningsperioden utifrån lagt schema och faktisk stämpling. När perioden avslutas sammanställs resultatet och regleringen redovisas till löneunderlaget. Hur under-, mer- eller övertid hanteras och om den ersätts beror på gällande kollektivavtal och dess regler.
Hur påverkar sjukdom och semester? Frånvaro räknas in direkt och justerar periodens totaler, så att saldot alltid är korrekt.
Kan jag följa medarbetarens saldo löpande? Självklart. Du får en tydlig översikt i schemat och ser exakt hur medarbetaren ligger till, när som helst under perioden.

Sammanfattning

Beräkningsperioder är ett av de mest effektiva verktygen för att skapa balans i bemanningen och en korrekt lön. Med Personalkollen blir processen helt automatiserad, vilket ger dig en enklare vardag och full kontroll över både tid och kostnader – oavsett bransch.

Läs mer i kunskapsbanken

Vill du lära dig mer om hur du arbetar beräkningsperioder i Personalkollen kan du läsa mer i vår kunskapsbank; https://support.personalkollen.se/article/188-berakningsperioder