Boka demo

Integritetspolicy

Vår integritetspolicy i korta drag

Allmänt

För oss på Personalkollen är din personliga integritet mycket viktig. Vårt mål är att du ska känna dig trygg när vi behandlar dina personuppgifter. I vår roll som personuppgiftsansvarig ser vi därför till att tillämplig lagstiftning om skydd för dina uppgifter alltid följs.

På uppdrag av din arbetsgivare och enligt dennes instruktioner behandlar Personalkollen även andra personuppgifter om dig. För information om sådan behandling ber vi dig kontakta din arbetsgivare.

Tillämpningsområde

Denna Integritetspolicy gäller för all Personalkollens användning av personuppgifter inom ramen för vår verksamhet i förhållande till dig som är användare av vår tjänst i egenskap av arbetstagare hos ett företag som är kund hos oss. Vi måste använda vissa personuppgifter om dig för att tillhandahålla våra tjänster.

Insamlade personuppgifter

Den information vi samlar in om dig lämnar du huvudsakligen ifrån dig i samband med att du eller företaget där du arbetar ingår avtal med oss och använder våra tjänster. Det kan t.ex. vara kontaktuppgifter, order- och betalningsuppgifter, anställningsuppgifter och uppgifter från supportärenden. Vi hämtar även in uppgifter från din arbetsgivare och andra källor såsom offentliga register och samarbetspartners.

Vår användning och delning

Vi på Personalkollen använder dina personuppgifter för att på bästa sätt kunna tillhandahålla dig de produkter och tjänster vi erbjuder. Dina personuppgifter används för följande syften:

Vi använder inte dina personuppgifter i något annat oförenligt syfte och sparar dem bara så länge som de är nödvändiga.

Vi kan i vissa fall komma att lämna ut dina personuppgifter till IT-leverantörer eller företag som vi samarbetar med för att tillhandahålla våra produkter och tjänster. Vi kommer inte att sälja dina personuppgifter till någon annan.

Dina rättigheter

Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi använder om dig och vad vi gör med dem samt till viss kontroll över dina uppgifter. Du har därför rätt att i vissa fall få ut dina uppgifter eller att få dem rättade, raderade, blockerade eller flyttade. Du har även rätt att invända mot vissa typer av användning av dina uppgifter eller återkalla ditt samtycke till att de används. Om du tycker att vi använt dina uppgifter på ett otillåtet sätt har du alltid rätt att klaga hos Datainspektionen. Om du vill veta mer om dina rättigheter kan du läsa mer i vår fullständiga Integritetspolicy.

Kontaktuppgifter

Om du har några frågor om denna Integritetspolicy, vår användning av dina personuppgifter eller om du vill använda dig av dina rättigheter kan du kontakta oss på följande sätt:

Personalkollen Sverige AB, org.nr. 556842-6786
Adress: Östra Kyrkogatan 34, 903 36 Umeå
E-post: support@personalkollen.se
Telefon: 010-150 15 00

Fullständig integritetspolicy

  1. Allmänt

    1. Personalkollen Sverige AB, org.nr. 556842-6786 (”Personalkollen”) respekterar och värnar om din personliga integritet. Vi vill att du ska känna dig trygg när vi behandlar dina personuppgifter. Vi vill med denna integritetspolicy (”Integritetspolicy”) visa hur vi säkerställer att dina personuppgifter hanteras i enlighet med tillämplig lagstiftning.

    2. För att på bästa sätt kunna tillhandahålla våra tjänster åt dig som användare måste vi använda personuppgifter om dig. Denna Integritetspolicy gäller dig som använder vår tjänst i egenskap av arbetstagare hos ett företag som är kund hos oss.

  2. Personuppgiftsansvarig

    Personalkollen är personuppgiftsansvarig för användningen av dina personuppgifter och ansvarar för att användningen sker i enlighet med tillämplig lagstiftning. Du finner kontaktuppgifter till oss längst ned i denna Integritetspolicy.

  3. Vår användning av dina personuppgifter

    I nedanstående sektioner får du mer information om bl.a. varför vi använder dina personuppgifter, vilka personuppgifter vi sparar för att uppnås de ändamålen och hur länge vi sparar dina personuppgifter.

    Tillhandahålla och administrera våra tjänster

    Vad vi gör

    Vi använder dina uppgifter för att kunna ta emot och hantera beställningar, ingå avtal om våra tjänster samt för att tillhandahålla och administrera våra tjänster.

    Vi behöver till exempel veta vem vi ingår avtalet med, skapa och möjliggöra inloggning till vår tjänst och fakturera dig.

    Personuppgifter vi använder
    • Kontaktuppgifter såsom namn, personnummer, e-postadress, telefonnummer.
    • Order- och betalningsuppgifter såsom order- och köphistorik samt betalinformation.
    • Inloggnings- och användaruppgifter såsom e-postadress, telefonnummer, lösenord och IP-adress.
    Rättslig grund

    Intresseavvägning, eftersom vi bedömer att vårt intresse av att administrera och tillhandahålla våra tjänster till din arbetsgivare överväger ditt intresse av skydd för dina personuppgifter.

    Lagringstid

    Personuppgifterna sparas så länge de behövs för att tillhandahålla våra tjänster (dvs. uppfylla avtalsförhållandet med kunden) och upp till 3 månader därefter (t.ex. för att överföra din kunddata till dig eller till annan leverantör).

    Support, ärendehantering och utbildning rörande våra tjänster

    Vad vi gör

    Vi använder dina personuppgifter för att tillhandahålla kundservice och support av våra tjänster, t.ex. när du kontaktar oss och vi skapar ett ärende för att bistå dig med vår hjälp.

    Vi använder även personuppgifterna i utbildningssyfte, t.ex. när vi inser att en eller flera kunder har återkommande och liknande frågor, samt för att underhålla och förbättra vår service och våra tjänster.

    Personuppgifter vi använder
    • Kontaktuppgifter såsom namn, personnummer, e-postadress, telefonnummer.
    • Anställningsuppgifter såsom lön, anställningsform, tillägg, behörighet, schema, närvaro och frånvaro, löneutbetalning och skatteinformation.
    • Inloggnings- och användaruppgifter såsom e-postadress, telefonnummer, lösenord, IP-adress samt din användning av tjänsten och dess funktioner.
    • Supportuppgifter såsom de personuppgifter som lämnas av dig i ett supportärende.
    Rättslig grund

    Intresseavvägning, eftersom vi bedömer att vårt intresse av att administrera och tillhandahålla våra tjänster till din arbetsgivare överväger ditt intresse av skydd för dina personuppgifter.

    Lagringstid

    Uppgifterna sparas i upp till 15 månader från avslutat supportärende och i många fall kortare än så.

    Uppgifter som rör vår logg för säkerhet och felsökning sparas i upp till 3 månader från loggtillfället.

    Utveckling och förbättring av våra tjänster

    Vad vi gör

    Vi använder dina personuppgifter inom ramen för vår utveckling och förbättring av tjänsterna och dess funktioner samt vår hemsida och onlinemiljön i övrigt.

    Sådan behandling innefattar i huvudsak statistik över kunders användning av tjänsterna, samt den kunddata som överförs till oss vid användning av tjänsterna. Vi skapar även aggregerad information baserat på dina och andra kunders kunddata.

    Resultatet av vår analys använder vi som underlag för att testa, förbättra, ersätta eller ta fram nya tjänster, funktioner eller arbetsmetoder i syfte att möta dina och andra kunders förväntningar och önskemål.

    Vi kan till exempel använda personuppgifterna för att förbättra vår kundtjänst och support, erbjuda smartare funktioner eller anpassa tjänsternas utseende eller användning efter dina och andra kunders önskemål. Vi kan även använda personuppgifterna för att ta fram helt nya tjänster.

    Vi försöker alltid, där det är lämpligt, pseudonymisera eller anonymisera dina personuppgifter i arbetet att uppnå detta ändamål.

    Personuppgifter vi använder
    • Kontaktuppgifter såsom namn, personnummer, e-postadress, telefonnummer.
    • Anställningsuppgifter såsom lön, anställningsform, tillägg, behörighet, schema, närvaro och frånvaro, löneutbetalning och skatteinformation.
    • Inloggnings- och användaruppgifter såsom e-postadress, telefonnummer, lösenord, IP-adress samt din användning av tjänsten och dess funktioner.
    • Användningshistorik såsom vilka delar av vår tjänst du använder och hur länge användningen varade.
    Rättslig grund

    Intresseavvägning, eftersom vi bedömer att vårt intresse av att analysera användningen av våra produkter och tjänster i syfte att förbättra, ersätta eller ta fram nya tjänster överväger ditt intresse av skydd för dina personuppgifter.

    Lagringstid

    Vi sparar och använder dina personuppgifter för detta ändamål i upp till 3 månader, varefter uppgifterna raderas eller anonymiseras.

    Administration i samband med företagsförvärv, omstrukturering etc

    Vad vi gör

    Om Personalkollen ska omstruktureras, t.ex. delas upp i flera olika verksamheter, eller om en utomstående part önskar förvärva Personalkollen eller vår kunddatabas kommer Personalkollen att lämna ut dina och andra kunders personuppgifter till det övertagande bolaget. Det bolaget kommer i sådana fall att fortsätta använda dina personuppgifter för samma syften som de vi angett i denna integritetspolicy (om du inte får annan information i samband med överlåtelsen).

    Personuppgifter vi använder
    • Samtliga personuppgifter som vi behandlar om dig i enlighet med detta integritetsmeddelande kan komma att behandlas för detta ändamål, beroende av omständigheterna.
    Rättslig grund

    Intresseavvägning, eftersom vi bedömer att vårt intresse av att möjliggöra en förvärvs- eller omstruktureringsprocess överväger ditt intresse av skydd för dina personuppgifter. Det förutsätter dock att det övertagande bolaget bedriver liknande verksamhet som Personalkollen.

    Lagringstid

    Om Personalkollen upphör att existera, t.ex. genom en fusion, likvidation eller konkurs, eller om Personalkollens kunddatabas överlåts till ett övertagande bolag kommer vi radera dina personuppgifter så länge vi inte behöver spara dem för att uppfylla lagkrav.

    Om Personalkollen förvärvas av ett övertagande bolag eller delas upp i samband med en omstrukturering kommer vi fortsätta spara och använda dina personuppgifter enligt villkoren i denna integritetspolicy, om du inte får annan information i samband med överlåtelsen.

    Tillvarata våra rättsliga intressen vid en tvist

    Vad vi gör

    Om det uppstår en tvist, t.ex. om betalning, har vi rätt att använda dina uppgifter i syfte att fastställa, försvara eller göra gällande det rättsliga anspråket.

    Personuppgifter vi använder
    • Samtliga personuppgifter som vi behandlar om dig i enlighet med detta integritetsmeddelande kan komma att behandlas för detta ändamål, beroende av omständigheterna.
    Rättslig grund

    Om det uppstår en tvist har vi rätt att använda dina uppgifter med stöd av en intresseavvägning.

    Lagringstid

    Samtliga personuppgifter som vi sparar enligt angivna lagringstider i denna integritetspolicy kan komma att behandlas vid en eventuell tvist.

    Vid en tvist behandlar vi enbart personuppgifter som är relevanta för tvisten, för att tillvarata våra rättsliga intressen. Detta kan innebära en längre bevarandetid än vad som anges i andra delar av denna policy. Dessa personuppgifter kan därför sparas, för aktuellt syfte, fram till att den aktuella tvisten är slutligt avgjord och upp till 3 månader därefter.

    Uppstår ingen tvist så gallras personuppgifterna i enlighet med vad som i övrigt framgår av denna integritetspolicy.

  4. Varifrån samlar vi in dina personuppgifter?

    De personuppgifter vi använder om dig kommer från olika källor. Utöver de uppgifter vi hämtar in från dig hämtar vi även personuppgifter om dig från din arbetsgivare, offentliga register och samarbetspartners.

  5. Automatiserat beslutsfattande

    Vi använder oss inte av automatiska processer för att fatta beslut som i betydande grad påverkar dig.

  6. Hur länge sparar vi dina personuppgifter

    Vi sparar bara dina personuppgifter så länge de behövs för de syften vi samlade in uppgifterna för enligt denna Integritetspolicy. När vi inte längre behöver spara dina uppgifter tar vi bort dem ur våra system, databaser och säkerhetskopior. Under rubriken "Vår användning av dina personuppgifter" kan du se hur länge vi sparar personuppgifter om dig för olika syften.

  7. Vem lämnar vi ut dina personuppgifter till?

    1. Personalkollen kan komma att lämna ut dina personuppgifter till tredje part, såsom till IT-leverantörer och företag som vi samarbetar med för att tillhandahålla våra tjänster. Vi kan i vissa fall också behöva lämna ut uppgifter på begäran av myndigheter eller till andra parter inom ramen för domstols- eller företagsförvärvsprocesser eller liknande. Vi kommer därför att lämna ut dina uppgifter till bland annat:

      • 46elks AB
      • Appointlet LLC
      • Amazon Web Services Inc.
      • Elastisys AB
      • Elastx AB
      • Google LLC (inkl. dotterbolag)
      • Help Scout PBC
      • Safespring AB
      • The Rocket Science Group LLC (MailChimp)
      • Functional Software Inc

    2. Vi kommer inte att sälja dina personuppgifter till någon.

  8. Var använder vi dina personuppgifter?

    1. Personalkollen strävar efter att alltid bara behandla dina personuppgifter inom EU/EES. I vissa fall kan vi komma att överföra dina personuppgifter till land utanför EU/EES. Om personuppgifter överförs till något sådant land kommer vi att se till att personuppgifterna fortsätter att vara skyddade och att överföringen sker på ett lagligt sätt.

    2. Vid överföringar till ett land utanför EU/EES som inte säkerställer en adekvat skyddsnivå för personuppgifter använder vi oss av EU-kommissionens standardavtalsklausuler för överföring av personuppgifter till land utanför EU/EES. Du finner dessa på EU-kommissionens sida om SCC.

  9. Dina rättigheter

    1. Vårt ansvar för dina rättigheter

      1. Personalkollen ansvarar i egenskap av personuppgiftsansvarig för att dina personuppgifter används i enlighet med lag och att dina rättigheter får genomslag. Du kan när som helst kontakta oss om du vill använda dig av dina rättigheter. Du finner våra kontaktuppgifter längst ner i denna Integritetspolicy.

      2. Personalkollen är skyldig att besvara din begäran om att utöva dina rättigheter inom en månad från att du hörde av dig. Om din begäran är komplicerad eller om det har kommit in ett stort antal har vi rätt att förlänga tiden med två månader till. Om vi anser att vi inte kan göra det du vill att vi ska göra är vi skyldiga att senast inom en månad från det att vi tog emot din begäran meddela dig varför vi inte kan göra det du vill att vi ska göra och informera dig om att du har rätt att klaga hos tillsynsmyndigheten.

      3. All information, kommunikation och samtliga åtgärder som vi genomför är kostnadsfria för dig. Om det du begär med anledning av dina rättigheter däremot är uppenbart ogrundat eller orimligt har vi rätt att ta ut en administrativ avgift för att ge dig informationen eller genomföra efterfrågad åtgärd, eller vägra att tillmötesgå din begäran.

    2. Din rätt till tillgång, rättelse, radering och begränsning

      1. Du har rätt att av Personalkollen begära följande:

        1. Tillgång till dina personuppgifter. Det innebär att du har rätt att begära ett registerutdrag över vår användning av dina personuppgifter. Du har även rätt att kostnadsfritt få en kopia av de personuppgifter som vi använder. För eventuella ytterligare kopior har vi rätt att ta ut en administrationsavgift. Om du gör en begäran i elektroniskt format, t.ex. via e-post, kommer vi att ge dig informationen i ett allmänt använt elektroniskt format.

        2. Rättelse av dina personuppgifter. Vi kommer på din begäran eller på eget initiativ att rätta, avidentifiera, radera eller komplettera uppgifter som vi upptäcker är felaktiga, ofullständiga eller missvisande. Du har även rätt att komplettera med ytterligare uppgifter om något relevant saknas.

        3. Radering av dina personuppgifter. Du har rätt att begära att vi tar bort dina personuppgifter om det inte längre finns ett godtagbart skäl till att vi använder dem. Radering ska därför ske om

          1. personuppgifterna inte längre behövs för det syfte vi samlade in dem,
          2. vi använder dina uppgifter med stöd av ditt samtycke och du återkallar detta,
          3. du invänder mot vår användning av dina uppgifter som sker efter en intresseavvägning och vi inte har viktiga intressen som väger tyngre än dina intressen och rättigheter,
          4. vi har använt personuppgifterna på ett otillåtet sätt,
          5. vi har en rättslig skyldighet att radera personuppgifterna eller
          6. du är barn och vi har samlat in personuppgifterna i samband med erbjudande av informationssamhällets tjänster.

          Det kan dock finnas krav i lag eller andra starkt vägande skäl som gör att vi inte omedelbart kan radera dina personuppgifter. Vi kommer då att sluta använda dina personuppgifter för andra syften än att följa lagstiftningen eller som inte är nödvändig av något annat starkt vägande skäl.

        4. Begränsning av användning. Det innebär att vi tillfälligt begränsar användningen av dina uppgifter. Du har rätt att begära begränsning när

          1. du anser att dina uppgifter är felaktiga och du har begärt rättelse enligt punkt 9.2.1 b), under tiden vi utreder uppgifternas korrekthet,
          2. användningen är olaglig och du inte vill att uppgifterna raderas,
          3. vi som personuppgiftsansvariga inte längre behöver personuppgifterna för våra syften med användningen men du behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara ett rättsligt anspråk, eller
          4. du har invänt mot användning enligt punkt 9.3, i väntan på kontroll om våra viktiga intressen väger tyngre än dina.

      2. Vi på Personalkollen kommer att vidta alla rimliga åtgärder vi kan för att underrätta alla som tagit emot personuppgifter enligt avsnitt 7 ovan om vi rättat, raderat eller begränsat åtkomsten till dina personuppgifter efter att du begärt att vi ska göra det. På din begäran kommer vi att informera dig om vilka vi lämnat ut personuppgifter till.

    3. Din rätt att invända mot användning

      Du har rätt att invända mot sådan användning av dina personuppgifter som vi gör med stöd av en intresseavvägning eller av allmänt intresse (se avsnitt 3 ovan). Om du invänder mot sådan användning kommer vi enbart att fortsätta användningen om vi har viktiga skäl till att fortsätta användningen som väger tyngre än dina intressen.

    4. Din rätt till dataportabilitet

      Du har rätt till dataportabilitet. Det innebär en rätt att få ut en del av dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och att få överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. Du har endast rätt till dataportabilitet när användningen av dina personuppgifter är automatiserad och vi grundar vår användning på ditt samtycke eller på ett avtal mellan dig och oss.

    5. Din rätt att klaga till tillsynsmyndighet

      Du har rätt att lämna eventuella klagomål på vår användning av dina personuppgifter till Datainspektionen.

  10. Vi skyddar dina personuppgifter

    Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Personalkollen har därför vidtagit lämpliga säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot otillbörlig åtkomst, förändring och radering. Om det inträffar säkerhetsincidenter som kan påverka dig eller dina personuppgifter på ett mer betydande sätt, t.ex. när det finns en risk för bedrägeri eller identitetsstöld, kommer vi att höra av oss till dig och berätta vad du kan göra för att minska risken.

  11. Kakor

    Vi på Personalkollen använder kakor på vår webbplats och i våra tjänster för att förbättra din upplevelse hos oss. Vi använder kakor bland annat för att förenkla och anpassa våra tjänster och vår onlinemiljö. I vår kakpolicy förklarar vi närmare hur vi använder kakor och vilka val du kan göra för våra kakor.

  12. Förändringar av denna integritetspolicy

    Personalkollen har rätt att när som helst ändra denna Integritetspolicy. När vi gör ändringar som inte enbart är språkliga eller redaktionella kommer du att få tydlig information om ändringarna och vad de innebär för dig innan de börjar gälla. Om vi behöver ditt samtycke för att kunna fullgöra våra åtaganden mot dig och du inte godtar de ändrade villkoren har du rätt att säga upp avtalet med oss innan villkoren träder i kraft.

  13. Kontaktuppgifter

    Personalkollen Sverige AB, org.nr. 556842-6786
    Adress: Östra Kyrkogatan 34, 903 36 Umeå
    E-post: support@personalkollen.se
    Telefon: 010-150 15 00

Senast uppdaterad 2023-09-19